Понятие делопроизводства в военном Суде. Виды документов и субъектов, участвующих в документообороте военного суда

Делопроизводство является одним из важнейших видов деятельности военного суда, поскольку эффективно организованное делопроизводство в суде способствует выполнению одной из главных функций, возлагаемых на суды - рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел в установленные законом сроки и принятию законных и обоснованных решений, т.е. осуществлению правосудия.

Важно понимать, что от каждого документа, поступившего в суд, может зависеть судьба человека. Утрата документа, несвоевременное исполнение, либо направление его не надлежащему исполнителю могут повлечь нарушение охраняемых законом прав и интересов граждан и организаций, что в условиях демократического правового государства недопустимо. Данное обстоятельство не только умаляет авторитет судебной власти, но и порождает недоверие граждан к суду.

Делопроизводство по своей сути представляет процесс, вид информационного процесса, под которым понимают сбор, обработку, накопление, хранение, поиск и распространение информации.

Делопроизводство в самом общем виде – это регулируемая правовыми нормами деятельность, направленная на регистрацию, учет, движение судебных дел и других материалов, справочно-информационный поиск и контроль над исполнением документов, подготовку материалов к последующему хранению и использованию. Организация делопроизводства в военном суде имеет своей целью обеспечить соблюдение процессуальных норм, исполнение приговоров, решений, определений и постановлений суда, четкое и культурное обслуживание обращающихся в суд военнослужащих, граждан, представителей воинских частей, учреждений и организаций, выполнение других функций суда.

Правила организации делопроизводства едины и обязательны для всех окружных (флотских) и гарнизонных военных судов. Они установлены Руководством по делопроизводству в военных судах, утвержденном приказом заместителя Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации – начальника Главного управления обеспечения деятельности военных судов от 28 ноября 2003 г. № 40. Закрепленные в нем правила носят строго императивный характер.

Правильная организация делопроизводства в военных судах является одним из важнейших условий гарантированной законом судебной защиты военнослужащих, обеспечения надлежащей работы суда, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений и постановлений суда, четкого и культурного обслуживания обращающихся в суд военнослужащих, иных граждан, а также представителей воинских частей и учреждений, различных организаций.

Функция делопроизводства возлагается на канцелярию суда. Канцелярия суда, структурно входит в состав аппарата любого суда, это своеобразный штаб, куда стекается информация с различных внешних и внутренних источников.

Рассмотрим виды информации и ее носителей, которые циркулируют в суде, поскольку их разновидности и определяют порядок обработки и исполнения.

Во-первых, что есть информация? Законодатель определяет информацию как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. В свою очередь, документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Учитывая, что суд является структурной единицей, принимающей участие в информационном обмене в системе органов государственной власти, то, в первую очередь, необходимо выделить информацию входящую и исходящую. Важно при этом помнить, что адресат в документообороте – это гражданин либо организация кому правомерно направляется документ.

К входящей относят любой документ, поступивший извне, любого внешнего источника. Этим источником может быть вышестоящий и нижестоящий суды, прокуратура, Судебный департамент, любая иная организация, любой гражданин, который, пользуясь конституционным правом на обращение, направил письмо, либо иной документ в суд и т.д.

Таким образом, если адресатом выступает суд, как получатель документа, то информация считается входящей, а в случае, если суд является отправителем документа в любую иную организацию или гражданину, – такие документы будут считаться исходящими.

Самый главный критерий – это относимость информации, ее носителей непосредственно к судебной деятельности суда, т.е. та информация, которая касается рассмотрения уголовных, гражданских и административных дел, как в первой инстанции, так и в кассационном и надзорном порядке.

Это могут быть уголовные и гражданские дела, жалобы военнослужащих на неправомерные действия органов военного управления и их должностных лиц, ходатайства и заявления. Уголовно-процессуальный кодекс, например, говорит о доказательствах, фиксированных на различных носителях, а кроме того, и о кассационных жалобах и представлениях, надзорных жалобах и иных документах.

Кроме того, информация содержащаяся в документах, может и не относиться непосредственно к судебной деятельности, т. е. иного рода корреспонденция. Например, переписка с выше- и нижестоящими судами по вопросам организационного обеспечения, статистическая отчетность, обращения граждан, различных должностных лиц, жалобы на действия судей и сотрудников аппарата суда, финансовые и кадровые документы и пр.

Закон вводит понятие конфиденциальной информации, т. е. - документированной информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. В зависимости от характера содержащихся сведений, относящихся к государственной тайне, такие документы можно разделить на несекретные и секретные с соответствующими степенями секретности: «для служебного пользования», «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности».

Учитывая различные виды информации, которые циркулируют в суде, можно выделить и различные виды судебного делопроизводства: секретное делопроизводство, несекретное делопроизводство и архивное делопроизводство. Кроме того, уровень судебного органа, круг решаемых им задач, позволяет выделить делопроизводство в судебных коллегиях: по уголовным делам, гражданским делам и президиуме суда. В первую очередь это касается областных, краевых судов и приравненных по статусу к ним иных судов, включая окружные и флотские военные суды.

Наряду с содержанием делопроизводства необходимо также упомянуть и о его субъектах в военном суде, к которым относятся по сути весь должностной состав: руководство военного суда в лице председателя суда, его заместителей, судьи, администратор и сотрудники аппарата военного суда.

Основные обязанности работников аппарата военного суда, ответственных за ведение делопроизводства, определяются Положением об аппарате военного суда, которое утверждается в окружном (флотском) военном суде Президиумом, а в гарнизонном военном суде – председателем суда и конкретизируются в приказе председателя суда о распределении функциональных обязанностей.

Председатель военного суда осуществляет общее руководство делопроизводством в военном суде. Начальник отдела военного суда, работник военного суда, на которого возложено исполнение данных обязанностей, организует делопроизводство в военном суде, отвечает за его состояние и выполняет эту работу в соответствии с требованиями Руководства по делопроизводству. Другие работники аппарата военного суда, занимающиеся делопроизводством в суде, выполняют работу согласно Положению об аппарате военного суда и в соответствии с Руководством по делопроизводству. Конкретные обязанности работников аппарата военного суда, ответственных за отдельные участки делопроизводства, определяются соответствующим Положением об аппарате суда и приказом председателя военного суда.

Работники аппарата суда, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства, обязаны знать Руководство по делопроизводству, правовые основы государственной службы, а также структуру судов, режим и порядок работы других юридических учреждений, взаимодействующих с военными судами по роду своей деятельности. Они должны быть знакомы с нормами текущего законодательства Российской Федерации, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональные навыки как путем самостоятельной подготовки, так и обучения в организованных формах.

Таким образом, в любом суде существует документооборот, процесс, в котором кроме объектов – информации в документированном виде, присутствуют и субъекты, т.е. те должностные лица, которые осуществляют различные стадии этого процесса: прием, учет, рассмотрение, исполнение и контроль над исполнением служебных документов.