Тема 18. Аналіз та складання особистих офіційних документів

Під час самостійної роботи над даною темою необхідно розібратися в сутності документів, що відносяться до групи особистих офіційних, а також набути досвіду з їх складання та оформлення.

Вважається, що особисті офіційні документи (довіреність, доручення, заповіти, заяви, розписки, посвідчення) є такими, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою. Розглянемо деякі з них більш детальніше.

Довіреність – письмовий документ, що видається однією особою чи організацією іншій особі для представництва перед третіми особами, за яким довіритель уповноважує від його імені здійснювати певні юридичні дії. Реквізити довіреності: назва виду документа; місце видачі документа; прізвище, ім’я, по батькові, відомості про документ, що посвідчує особу; ідентифікаційний код особи (назва установи, позначена на бланку або на представленому штампі зліва вгорі аркуша), яка видає довіреність; посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довіреність, її адреса, дані про документ, що посвідчує цю особу; назва підприємства (організації), від якої повинні бути одержані товарно-матеріальні цінності; номер і дата видачі супровідного документа (наряду, розрядки тощо); термін дії довіреності; зразок підпису особи, якій видано довіреність; посвідчу вальний напис нотаріуса. Виділяють групи офіційних (разові, спеціальні, загальні) і особистих довіреностей.

Доручення є письмовим повноваженням, яким організація доручає своєму працівникові від її імені здійснити (здійснювати) операції, пов’язані з одержанням матеріальних цінностей або з представництвом цієї організації перед третіми особами. Доручення посвідчується керівником установи, її печаткою. Виділяють групи доручень: прості і складні, внутрішні і зовнішні. Реквізити доручення: назва підприємства (організації), яка видає доручення (позначена на бланку або на проставленому штампі зліва вгорі аркуша); назва виду документа (доручення); номер, дата, місце видачі; посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення; назва підприємства (організації), від якого повинні бути одержані товарно-матеріальні цінності; номер а дата видачі супровідного документа (наряду, рознарядки тощо); термін дії доручення; зразок підпису особи, якій видано доручення; назва документа, що посвідчує особу, якій видано доручення одержувача цінностей (паспорт, посвідчення), а також її ідентифікаційний код; підписи службових осіб, які видали доручення; печатка підприємства (організації), що видала доручення.

Заява – документ, який містить прохання чи пропозицію приватних або юридичних осіб, й адресується організації чи посадовій особі з метою реалізації своїх прав та інтересів. Службові заяви складаються підприємствами, організаціями, установами, підлягають спеціальному обліку в діловодстві й оформляються на готовому бланку. Особові заяви адресовані підприємствам, установам, організаціям чи посадовим особам від громадян, зберігаються в особових справах заявника. Як виявляється, заяви входять і до обліково-фінансових, і до особових документів. Визначають групи заяв: прості і складні, внутрішні і зовнішні. Реквізити заяв: адресат (кому спрямована заява); адресант (хто складає заяву); назва документа; текст; додаток; підпис; дата.

Розписка – особово-офіційний документ, яким зацікавлена особа, підтверджує факт здійснення нею чи стосовно неї якої-небудь дії. Реквізити розпискита елементи відтворюваного тексту: назва документа; посада, прізвище, ім’я, по батькові того, хто дає розписку; посада, прізвище, ім’я, по батькові того, кому видається розписка; найменування грошових чи матеріальних цінностей, які служать об’єктом передачі; посилання на документ, який став підставою для здійснення угоди (якщо такий має місце); дата; підпис того, хто одержує цінності; підпис свідків (якщо останні були запрошені).

Посвідчення – документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян. Склалися групи посвідчень: посвідчення особи; посвідчення про надання громадянам певних повноважень; посвідчення про відрядження. Реквізити посвідчення: кутовий штамп, печатка й підпис керівника установи; позначка про прибуття та вибуття службової особи.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Складіть довіреність від юридичної особи.

2. Складіть особисту довіреність.

3. Складіть довіреність на розпорядження рахунком у банківській установі.

4. Складіть разове доручення.

5. Складіть спеціальне доручення.

6. Складіть текст заповіту.

7. Які доручення відносять до простих (складних), внутрішніх (зовнішніх)?

8. Що є способом фіксації інформації в дорученні?

9. Що допускає вільний запис?

10. Що надає трафаретизація тексту?

11. Які реквізити доручення?

12. Хто оформляє доручення?

13. Складіть текст заяви.

 

Література

1. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини [Текст] – 2-ге вид., випр. і доп. / За ред. докт. філол. наук, проф. В.М. Бріцина. – К.:Вид-во „Довіра”, 2010. - С. 104-157.

Тема 19. Технології зберігання та форми використання документів

Під час вивчення даної теми виникає потреба у з’ясуванні матеріальної основи архівних документів, їх різновидів, а також механізмів технологічного здійснення процесу зберігання документів.

 

Питання та завдання для самоперевірки

 

1. У чому полягає потреба зберігання документів?

2. Як відбувається процедура зберігання документів?

3. Які документи називаються архівними?

4. Які вимоги висуваються до архівних документів?

5. Якою є матеріальна основа сучасних архівних документів?

6. Які технології (традиційні, новітні) застосовують для збереження архівних документів?

7. Які форми зберігання документів поширені в діяльності архівних установ?

 

Література

1. Руководство по обеспечению сохранности документов [Текст]. Пособие для работников архивов. – Ленинград: Наука, 1978. – 120 с.

2. Теория и практика архивного дела в СССР [Текст] / Под ред. Ф.И. Долгих и К.И. Рудельсон. – 2-е изд., перераб. и доп. Учебн. для вузов. – М.: Высш. шк., 1980. – 343 с.

3. Хенсен С. Архіви, особові фонди та рукописні зібрання. До правил уніфікованої каталогізації архівних та рукописних документів [Текст] / С. Хенсен / пер. з рос. Л.В. Шарипової // Національна архівна інформаційна система. «Архівна та рукописна українка» і комп’ютерізація архівної справи в Україні: сучасний стан та перспективи: Зб. наук. праць. – К., 1996. – С. 225-239.

4. Як сформувати особистий архівний фонд [Текст] // Архіви України. – 1992. - № 5-6. – С. 85-86.

 

Тема 20. Організація контролю за виконанням документів в управлінській діяльності

Вивчення даної теми передбачає аналіз питань, що стосуються розгляду контролю як форми організації роботи з документами, його значення, різновидів і форм; сутності строкової картотеки та механізмів використання автоматизованих систем контролю за виконанням документів, його термінів; механізму здійснення контролю за виконанням документів.

 

Питання та завдання для самоперевірки

1. У чому сенс контролю за виконанням документів в управлінській діяльності?

2. Які види контролю за виконанням документів використовуються в управлінській діяльності?

3. Які існують форми контролю за виконанням документів?

4. Які автоматизовані системи допомагають здійснювати контроль за виконанням документів?

5. Які завдання вирішуються в процесі контролю за виконанням документів в управлінській діяльності?

6. Який порядок здійснення процедури контролю?

7. Якими є терміни виконання документів?

8. Яким чином здійснюється процедура контролю за виконанням документів?

 

Література

1. Пилипенко О. Делопроизводство сквозь призму ИТ [Текст] / О. Пилипенко. // СНІР. – 2004. - № 1. – С. 66-71.

2. Шевчук С.В. Службове листування [Текст]: Довідник. / С.В. Шевчук. – К.: Літера, 1999. – 208 с.

Тема 21. Номенклатура справ

 

Вивчення теми „Номенклатура справ” передбачає з’ясування змісту низки питань: розгляду номенклатури справ як схеми розподілу та групування виконаних документів; визначення особливостей номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ установи, а також аналіз основного нормативного документа („Перелік типових документів”) для визначення термінів зберігання документів.

 

Питання та завдання для самоперевірки

1. Наведіть схему розподілу і групування виконаних документів

2. Проаналізуйте зміст, форму і складові номенклатури справ структурного підрозділу

3. Розгляньте структуру зведеної номенклатури справ установи

4. Проаналізуйте зміст „Переліку типових документів”

 

Література

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник. / А.Н. Діденко. – 5-те вид. – К.: Либідь, 2006. – С. 165-169; 353-354; 370-374.