Работа с формами, отчетами, запросами и фильтрами в access

Цель работы: научиться создавать формы, запросы, отчеты; получить практические навыки по сортировке и фильтрации данных.

 

Теоретические сведения

Формы

 

Формы предназначены для ввода информации в таблицу. В ACCESS существует три способа создания форм: Автоформа, Мастер форм и Конструктор форм.

 

19.1.1.1 Работа с Автоформой

 

Автоформа является самым простым способом создать Форму для ввода информации.

Для того чтобы создать Форму, выполните следующее:

1. В окне базы данных щелкните вкладку Формы.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма (рисунок 19.1).

 

Рисунок 19.1 - Диалоговое окно Новая форма

 

3. Выберите один из пунктов, например, Автоформа: в столбец - для создания Формы, в которой все поля расположены в одном столбце; Автоформа: ленточная, когда поля расположены в одной строке или Автоформа: табличная, когда поля расположены на экране в виде таблицы.

4. В поле с раскрывающимся списком, расположенным внизу диалогового окна, выберите таблицу, с которой будет связана создаваемая Форма.

5. Нажмите кнопку ОК. Появится Форма, готовая для ввода данных.

 

19.1.1.2 Работа с Мастером форм

 

Мастер форм позволяет в процессе создания Формы выбрать поля, которые необходимо включить в Форму, стиль, внешний вид Формы.

 

Для того чтобы создать Форму в режиме Мастера форм, выполните следующее:

1. В окне базы данных выберите вкладку Формы и щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма (рисунок 19.1).

2. Выберите пункт Мастер форм и щелкните кнопку ОК, чтобы запустить Мастер.

3. В появившемся диалоговом окне Создание форм (рисунок 19.2) в раскрывающемся списке Таблицы/Запросы выберите нужную таблицу.

 

 

Рисунок 19.2 - Диалоговое окно Создание форм

4. В списке Доступные поля выделите то поле, которое Вы хотите включить в Форму, а затем щелкните кнопку >, чтобы переместить его в список Выбранные поля.

5. Повторяйте действия пункта 4 до тех пор, пока не выберете из данной таблицы все поля, которые хотите включить. Если Вы хотите включить в Форму поля из другой таблицы или запроса, повторите пункты 3 и 4, затем щелкните кнопку Далее.

6. Выберите внешний вид Формы: в один столбец, ленточный, табличный или выровненный. Результат выбора будет отражаться в области просмотра диалогового окна. Щелкните кнопку Далее.

7. В появившемся диалоговом окне выберите стиль оформления Формы. Выбрав нужный стиль, нажмите кнопку Далее.

8. В верхней части диалогового окна в поле ввода текста Задайте имя формы введите название. Нажмите кнопку Готово. Появится Форма, готовая к вводу данных (рисунок 19.3).

 

 

Рисунок 19.3 - Форма, созданная с помощью Мастера

Ввод данных в Форму

 

Для того, чтобы ввести данные в таблицу с помощью Формы, откройте в базе данных вкладку Формы, выделите нужную Форму и нажмите кнопку Открыть. Щелкните то поле, скоторого Вы хотите начать, и введите данные. Чтобы перейти к следующему полю, нажмите клавишу Tab (к предыдущему Shift+Tab). Когда Вы дойдете до последнего поля, то, нажав клавишу Tab, Вы переместитесь к первому полю новой записи. Для перемещения между записями служат кнопки, находящиеся в нижней части формы:

‑ на одну запись назад или вперед;

‑ к первой или последней записи;

 

‑ к новой записи.

 

Поиск, замена и сортировка данных

Поиск данных

 

Для поиска определенной записи в базе данных используется функция Поиск, Для того, чтобы найти нужную запись, используя Поиск, выполните следующее:

· в режиме таблицы выберите команду Найти в меню Правка, или щелкнитекнопку Найти… на панели инструментов. Появится диалоговое окно (рисунок 19.4);

Рисунок 19.4 - Диалоговое окно Поиск и Замена. Закладка Поиск

 

· в поле ввода Образец введите текст или число, которое необходимо найти;

· в раскрывающемся списке Совпадение выберите:

Поля целиком - будет найдено поле, в котором содержится только указанный текст;

С начала поля - будут найдены поля, начинающиеся с введенного текста;

С любой частью поля - будут найдены поля, в котором содержится указанный текст, при этом не имеет значения, где в поле этот текст расположен;

· в раскрывающемся списке Просмотр выберите Вниз, чтобы провести поиск только в направлении после текущей записи, Вверх – перед текущей записью, Все - для просмотра всех записей. Для ограничения поиска можно учитывать использование регистра, формат полей и заданное для поиска поле;

· щелкните кнопку Найти далее, чтобы найти первый элемент, который совпадает с заданным. Чтобы найти следующий элемент, нажмите кнопку Найти далее;

· после окончания поиска щелкните кнопку Закрыть.

Замена данных

 

Рисунок 19.5 - Диалоговое окно Поиск иЗамена. Закладка Замена

 

Для того чтобы заменить существующие данные на новые, выполните следующие действия:

· в меню Правка выберите закладку Заменить. Появитсядиалоговое окно (рисунок 19.5);

· в поле Образец: введите текст, который нужно найти, а в поле Заменить на: введите текст, на который нужно заменитьнайденный текст;

· перед нужными вам параметрами установите контрольные метки и нажмите кнопку Найти далее. Для того, чтобы заменить найденныйтекст, нажмите кнопку Заменить;

· после окончания процедуры замены щелкните кнопку Закрыть.

 

Сортировка данных

 

Для того, чтобы провести сортировку данных в порядке возрастания (от А до Я или от 1 до 10), выберите поле, в котором Вы хотите произвести сортировку, и щелкните кнопку Сортировка по возрастанию на панели инструментов или выберите в строке меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию.

Для того, чтобы провести сортировку данных в порядке убывания (от Я до А или от 10 до 1), выберите поле, в котором Вы хотите произвести сортировку, и щелкните кнопку Сортировка по убыванию напанели инструментов или выберите в строке меню Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию.

 

Использование фильтров

 

Фильтры используются тогда, когда необходимо исключить большое количество записей для просмотра только тех, которые Вас интересуют. Существует три способа применения фильтра: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и расширенный фильтр.