Подведение итогов ПО записям

 

В процессе анализа данных списка очень часто важно подвести итоги, например, вычислив суммы, затраченные на различные товарные группы или по определенным датам финансового плана проекта. Для этого в Excel предусмотрена процедура подведения промежуточных итогов, которая позволяет сформировать как промежуточные итоги по требованию пользователя, так и общие итоги по всему списку (рис. 3.14).

	Рис. 3.14- Доступ к процедуре Промежуточные итоги

 

Перед подведением итогов необходимо отсортировать список по полю или полям, для которых будут рассчитываться промежуточные итоги.

В поле Операция диалогового окна Промежуточные итоги можно выбрать одну из следующих операций (рис 3.15):

- сумма;

- количество значений;

- среднее;

- максимум;

- минимум;

- произведение;

- количество чисел;

- смещенное отклонение;

- несмещенное отклонение;

- смещенная дисперсия;

- несмещенная дисперсия.

Перечень операций, которые можно использовать для предварительного анализа данных списка позволяет оценить основные статистические показатели, что позволит проектным менеджерам принимать более взвешенные решения по управлению, например, поставками материалов в проект. Более детальный статистический анализ информации целесообразно проводить с использованием встроенных процедур и функций, которые будут более подробно рассмотрены в курсе «Экономико-математические методы и модели».

 

А)	Б)
Рисунок 3.15–Диалоговое окно «Промежуточные итоги»: А) общий вид окна; Б) вид окна с перечнем функций для расчета

 

Существует возможность подводить итоги более чем по одному параметру. Для этого при подведении итогов, например, по второму параметру нужно не устанавливать флажок «Заменить текущие итоги». Такие итоги, подведенные по более чем одному параметру,называются сложными итогами и бут рассмотрены в Примере 5.

Рассмотрим возможности, которые предоставляет процедура «Промежуточные итоги», на следующем примере.

Пример 5. Рассчитать денежные суммы, затраченные на различные товарные группы, поставляемые для нужд проекта. Кроме того, внутри товарных групп подвести аналогичные итоги по производителям товаров.

Решение

 

В соответствии с заданием сначала проведем сортировку списка по двум полям: сначала по полю Товарная группа, а затем – по полю Производитель.

Промежуточные итоги, проводимые более чем по одному полю, называют сложными итогами. Подводятся они в два этапа. На первом этапе итоги подводят по первому полю, а на втором – по второму полю, не убирая предыдущий результат(рис. 3.16).

 

	Рисунок 3.16 - Настойки сортировок списка

 

После проведенных сортировок списка можно подводить итоги. Сначала подводим итоги по полю Товарная группа. Заполненное диалоговое окно «Промежуточные итоги» приведено на рис. 3.17, результат – на рис. 3.18.

 

	Рис. 3.17 Подготовка диалогового окна «Промежуточные итоги» для первого этапа подведения итогов

 

 

После подведения итогов слева на рабочем листе появляются символы струткуры и кнопки структурных уровней, что позволяет сворачивать и разворачивать отдельные фрагменты итогов с целю обощения или детализации данных. На рис. 3.18 приведен фрагмент промежуточных итогов списка после сворачиванияданных 2-го уровня. Для наглядности результата нарабочем листе были скрыты стобцы А-E и H-K.

	А)	Б)
Рисунок 3.18– Фрагменты промежуточных итогов: А) результат первого этапа подведения итогов; Б) результат первого этапа подведения итогов после свертывания данных 2-го уровня

 

На втором этапе подведения промежуточных итогов примера 5 в диалоговом окне «Промежуточные итоги» необходимо задать соответствующие заданию условия и обязательно убрать флажок «Заменить текущие итоги».

После вторичного подведения промежуточных итогов слева на рабочем листе добавится еще один уровень структуры (см. рис. 3.19).

	Рис. 3.19 Результат второго этапа подведения итогов или сложные итоги

В результате 2-го этапа подведения промежуточных итогов появился еще один структурный уровень (см. рис. 3.19).

Результаты промежуточных итогов позволят менеджеру проектов оценить затраты по товарам и товарным группам в соответствии с финансовим планом и сметой проекта. Чтобы убрать результат промежуточных итогов, нужно в диалоговом окне «Промежуточные итоги» щелкнуть «Убрать все».

Следует отметить, что процедура «Промежуточные итоги» является удобным средством промежуточного анализа и контроля финансовых потоков проекта, однако в Excel имеется более мощное средство анализа – сводные таблицы.

 

Вопросы для самопроверки

 

1. Из каких элементов состоит список Excel?

2. Сформулируйте условия, при соблюдении которых таблица интерпретируется как список Excel?

3. С чего начинают формирование списка Excel?

4. Какими способами можно вводить информацию в список Excel?

5. Для каких целей используют средство «Проверка данных»?

6. Дайте характеристику внешнему виду информации в списке.

7. Как взаимосвязаны схема документа внемашинной информационной базы и список Excel, сформированный на ее основе?

8. Назовите средства анализа информации в списке Excel.

9. По скольким полям одновременно можно проводить сортировку данных списков?

10. По скольким полям одновременно можно проводить фильтрацию данных списков?

11. Какие средства анализа данных в списках Excelотносятся к средствам предварительного анализа?

12. Какой анализ позволяют проводить промежуточные итоги?

13. Какую роль в анализе данных играет структуризация рабочего листа после подведения промежуточных итогов?

14. Как выбрать встроенную функцию для расчета в промежуточных итогах?

15. Какую операцию со списком необходимо сделать перед подведением итогов?

16. Что такое сложные итоги?

17. Каковы основные правила формирования сложных итогов?