Раздел 1. Современные офисные пакеты

Тема 1. Microsoft Office

Назначение, параметры, характеристики, основные программы.

Степень использования пакета на этапах функционального, конструкторского и технологического проектирования.

Программирование в Office — это, прежде всего, уменьшение количества повторяющихся действий (и ручной работы, которая для этого требуется). Оно позволяет не делать лишней работы. Например:

● если с определенной периодичностью приходится изготавливать документы, очень похожие друг на друга: приказы, договоры, отчеты и т. п. Часто информацию можно взять из базы данных, тогда использование программирования может дать очень большой выигрыш во времени. Иногда данные приходится вводить вручную, но и тогда автоматизация дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок;

● разновидность такой же ситуации: одни и те же данные нужно использовать несколько раз. Например, в случае заключения договора с заказчиком одни и те же данные (наименование, адрес, расчетный счет, номер договора, дата заключения, сумма и т. п.) могут потребоваться во многих документах: самом договоре, счете, счете-фактуре, акте сдачи выполненных работ и т. д. Логично один раз ввести эту информацию (скорее всего, в базу данных), а затем автоматически формировать (например, в Word) требуемые документы;

● когда нужно сделать так, чтобы вводимые пользователем данные автоматически проверялись. Вероятность ошибки при ручном вводе данных зависит от многих факторов, но полностью от них избавиться практически невозможно, а "вылавливать" потом такие ошибки в уже введенных данных — очень тяжелый труд. Поэтому лучше сразу сделать так, чтобы они не возникали.

В общем, любое действие, которое приходится повторять несколько раз, — это возможный кандидат на автоматизацию. Например, занесение сотен контактов в Outlook, или замена ресурса в десятках проектов Project, или анализ информации из базы данных за разные периоды в таблице Excel — это те ситуации, когда знание объектных моделей приложений Office спасет от нескольких часов или даже дней скучного труда.

Тема 2. Текстовые редакторы

Word. Ввод и форматирование текста. Проверка правописания, поиск и замена, автокоррекция, автотекст. Оформление документа с помощью стилей. Работа с таблицами и диаграммами. Нумерация страниц, создание колонтитулов. Работа над структурой документа. Рисунки и связанные объекты. Вывод документов на печать.

Word — старейшее и самое популярное приложение, входящее в состав Microsoft Office. В большинстве организаций пользователи готовят документы именно в Word.

С точки зрения программирования Word — это, прежде всего, средство для изготовления отчетов к базам данных. При этом отчет — это любой документ, который формируется на основе информации из базы данных. Например: договор, акт приемки-передачи, приходный кассовый ордер, объявление на взнос наличными, распоряжение в бухгалтерию, накладная и т. п. Конечно же, к отчетам, которые можно формировать в Word, относятся и документы со сводными данными — отчеты за период, ведомости и т. п.

Самое распространённое программное применение Word – это генерирование отчетов к базам данных в Microsoft Word. Такие отчеты, как правило, будут не самыми быстрыми, с точки зрения их формирования, и не самыми простыми, с точки зрения программирования. Зато совершенно точно они будут самыми дружелюбными по отношению к конечному пользователю, поскольку позволяют вносить необходимые исправления именно в Word-документе, что умеет делать подавляющее большинство пользователей на предприятии. При этом не требуется прибегать к помощи разработчика-составителя отчёта.

Второе программное применение Word — это формирование шаблона отчета, который хранится в базе данных или в файле (с расширением.dot). Такой подход особенно актуален, если формат отчета сложный, с большим количеством специфического оформления (например, объявление на взнос наличными). В этом случае намного проще подготовить его шаблон в Word, чем, к примеру, в Crystal Reports или Reporting Services. При изготовлении отчетов значения из базы данных просто подставляются в этот шаблон.

Еще одно программное применение Word — умение работать с разными форматами документов. Эту возможность Word вполне можно использовать для массовой обработки документов.

Например: предположим, что в каталоге на диске собрано несколько сотен "разнокалиберных" документов разных пользователей. Часть из них создана в Word разных версий, часть — просто текстовые файлы, некоторые документы в форматах HTML, XML или EML (сообщения электронной почты). Если на предприятии внедрена система документооборота, в которой все документы необходимо привести к единому формату (Word 2003), то без автоматизации в такой ситуации возиться придется очень долго.

Третье программное применение Word — форматирование документов, например: программное применение стилей, поиск и замена участков текста сразу во многих документах, работа со структурой документа и т. п. Обычно такие задачи ставятся в издательствах, например, при подготовке рукописей.

Тема 3. Электронные таблицы

Excel. Ввод и форматирование информации. Типы данных. Автозаполнение. Прогрессии. Автоформатирование. Вычисления. Мастер функций. Правила работы с формулами и функциями. Итерационные вычисления. Сценарии. Рисование схем. Диаграммы.

Excel — это наиболее часто используемое с точки зрения программирования приложение Office. В подавляющем большинстве случаев сотрудников предприятий интересует, как автоматизировать выполнение операций именно в Excel. Чаще всего встречаются следующие ситуации:

● необходимо автоматизировать загрузку данных в таблицу Excel из базы данных, а затем в автоматическом режиме произвести обработку этой таблицы (расчеты, моделирование и т. п.) и представить эту информацию в стандартном виде. На практике, конечно, намного правильнее было бы перенести выполнение расчетов (группировку, вычисление итогов по группам и т. п.) на сервер баз данных, но обычно у пользователей для этого нет ни необходимых знаний, ни прав для работы с сервером баз данных. Поэтому Excel в таких ситуациях остается незаменимым средством;

● вариант первой ситуации — приложение, работающее с базой данных, уже умеет генерировать отчеты в формате файлов Excel. Но со временем потребности в отчетах изменяются, появляется необходимость в новых отчетах или в изменении старых. Чаще всего в этом случае пользователи самостоятельно создают новые отчеты, используя данные из старых. Повторяющихся действий очень много, поэтому автоматизация таких операций бывает просто необходима;

● очень часто пользователи, не имея возможности обратиться к профессиональным программистам, самостоятельно реализуют нужные им приложения в таблицах Excel. Во множестве организаций, например, финансовое планирование или составление смет ведется просто в виде множества файлов Excel (часто связанных между собой). Excel выполняет и роль базы данных, и роль клиентского приложения, и генератора отчетов. В таких ситуациях, конечно, опять-таки вопросы автоматизации стоят очень остро;

● формат файлов Excel удобен не только для вывода информации из базы данных, но и для загрузки введенной вручную информации в базу данных. Часто на предприятиях информация из филиалов, подразделений, от сотрудников и т. п. собирается в формате Excel. В результате со временем возникает вопрос — как автоматизировать процесс загрузки информации из Excel в базу данных;

● довольно часто возникает потребность в синхронизации информации между файлами Excel и базами данных (или другими файлами Excel, или файлами DBF и т. п.). Например, нужно сделать так, чтобы при занесении пользователем информации в файл Excel она сразу же добавлялась в базу данных.

С программной точки зрения Excel, в отличие от Word, чаще всего используется не для вывода и редактирования данных, а для выполнения различных расчетов и отображения их в специальных форматах (график, сводная таблица и т. п.). Если же объем данных большой (например, нужно хранить информацию по заказчикам, договорам или поставкам), то имеет смысл подумать о связке Excel плюс база данных (такая связка может быть очень удобной и производительной).

По сравнению с программным перемещением по документам Word навигацию по книгам и листам Excel производить намного удобнее, поскольку у каждой ячейки есть свой адрес (и даже два адреса — в формате A1 и в формате R1C1). Кроме того, в Excel есть возможность присваивать имена диапазонам ячеек, что также очень удобно.

Иерархия стандартных объектов в Excel немного больше. Если в Word все построено вокруг трех объектов: Application - Document - Range, то в Excel появляется новый элемент — лист, поэтому главная его иерархия выглядит следующим образом: Application - Workbook (книга) - Worksheet (лист) - Range (диапазон).

В Excel предусмотрена очень богатая библиотека встроенных функций (статистических, финансовых, математических и т. п.), которые можно использовать в приложениях. Часто именно наличие такой библиотеки функций оказывается решающим при выборе Excel в качестве платформы для построения приложения.

В Excel встроено несколько фактически внешних приложений, использование которых может быть очень удобным. Например, сводная таблица (объект PivotTable) — интегрированный в Excel OLAP-клиент приобретенной Microsoft фирмы Panorama Software, QueryTable — специальный объект для работы с информацией из базы данных, объект Chart — средство работы с диаграммами.