Глава 3. Автоматизация предметной деятельности хозяйствующих субъектов

 

Управление современными хозяйствующими субъектами базируется на компьютерных и сетевых информационных системах и технологиях, составляющих основу автоматизации предметной деятельности структурных подразделений.

Изложение материала ведется, исходя из предположения, что хозяйствующий субъект не имеет филиалов, а его структурные подразделения расположены, как правило, в зоне действия сетевой, локальной системы. Однако при рассмотрении вопросов электронного документооборота, осуществляемого с использованием ресурсов Internet, данная оговорка утрачивает силу.

Необходимые базовые понятия и определения рассматриваются с позиций информационных технологий и систем электронной обработки данных, которые раскрывают положения и возможные подходы к автоматизации предметной деятельности хозяйствующего субъекта. Приводятся схемы, дающие представление о компонентах автоматизации и электронного документооборота, в рамках которого рассмотрен формальный подход к представлению обрабатываемых объектов, составляющих его основу.

Общие положения и этапы развития автоматизации

Смена приоритетов в бизнесе не могла не отразиться на требованиях к автоматизации, ставших значительно более обстоятельными и серьезными. Рассмотрим задачи, стоящие перед разработчиками систем автоматизации предметной деятельности специалистов хозяйствующего субъекта.

В условиях перестройки автоматизация нужна была только для формирования отчетности, подготавливаемой для государственных органов, и для ведения двойной бухгалтерии. Основные доходы образовывались за счет личных связей руководства и хитроумных финансовых схем. При этом финансовые услуги кредитными организациями предоставлялись узкому кругу лиц, да и то из числа знакомых.

Изменение бизнеса потребовало трансформации организационных структур хозяйствующих субъектов и смещения акцента руководства на работу своих подразделений. Уменьшение доходности и прибыльности привело к необходимости снижения операционных затрат и сокращения переменных издержек. Результатом изменений сложившегося положения стало повсеместное осознание специалистами того, что только максимальная автоматизация функционирования хозяйствующих субъектов способна свести до минимума ручной труд, возможные риски, связанные с ошибками сотрудников, низкой квалификацией, ограниченным набором предоставляемых услуг. Кроме того, существует реальная и постоянная необходимость в совершенствовании производственных технологий и технологий управления.

Совершенствование механизма функционирования хозяйствующего субъекта становится для него жизненно важной задачей, а он сам фактически превращается в сложную производственную структуру, требующую современных средств автоматизированного управления.

Значение автоматизации возрастает и ввиду того, что номинальный руководитель с нулевыми знаниями в области менеджмента, рыночных отношений и т.п., но с широкими знакомствами в правительственных и финансовых кругах уже не приносит прибылей от манипулирования государственными средствами, поэтому на его место приходит профессионал. Такому специалисту для управления деятельностью хозяйствующим субъектом нужна разноплановая информация. В итоге, происшедшие изменения в области информационных систем и технологий соизмеримы с революцией.

В настоящее время успешно функционирующие коммерческие структуры перестраивают свои системы финансового менеджмента, переходя от оценки собственной деятельности с позиций соблюдения законодательных, поднадзорных и фискальных требований к оценке их определяющих бизнес линий функционирования: постоянному обновлению номенклатуры продуктов и оказываемых услуг, расширению клиентской базы, развитию системы управленческого учета. Появляется потребность в программных продуктах, ориентированных на эти тенденции в бизнесе. Таким образом, от автоматизации отдельных рутинных операций хозяйствующие субъекты переходят к информационным системам обеспечения широкого круга связанных между собой бизнес процессов, которые способствуют получению дополнительной прибыли.

Быстро меняющаяся внешняя среда, порождает потребность у менеджеров в эффективном управлении ресурсами и в первую очередь финансовыми, в оперативном получении информации обо всех сторонах деятельности организации, о состоянии внешних рынков. Удовлетворить эти потребности в полной мере могут современные автоматизированные информационные системы.

Реализация новых задач, невозможна без комплексного подхода к автоматизации функционирования хозяйствующих субъектов. Это, прежде всего, относится к многопрофильным организациям, которые имеют большое количество связанных, узкоспециализированных и территориально разобщенных подразделений, оказывающих широкий спектр разнообразных услуг, имеющих сложную управленческую структуру.

Возросшие в современных условиях хозяйствования требования к автоматизированным системам привели к необходимости создания управленческих информационных систем (УИС). Они на качественно новом интеллектуальном и техническом уровне объединяют протекающие в хозяйствующем субъекте технологические процессы и процессы управления в единую, логически стройную систему, комплексно обеспечивающую информацией сотрудников всех уровней и звеньев. Эта информация позволяет специалистам наиболее полно реализовывать функции учета, контроля, анализа, планирования и регулирования с целью принятия эффективных управленческих решений.

Совершенствование информационных технологий, развитие информационного бизнеса, изменение конъюнктуры, в том числе и финансовой, - все это явилось объективными условиями и предпосылками развития автоматизированных информационных систем. В связи с этим, уместно напомнить, что основные вехи возникновения и развития средств автоматизации функционирования хозяйствующих субъектов были рассмотрены в главе 2.

Разработчики программного обеспечения создают АСУ пятого поколения, позволяющие в рамках единого ядра интегрировать программные продукты по всем направлениям деятельности хозяйствующего субъекта. При этом высокоэффективная автоматизированная система позиционируется как важнейший элемент системы управления хозяйствующим субъектом.

Рассмотрим основные направления автоматизации предметной деятельности в современных условиях, компоненты которой для наглядности представлены на схеме (рис. 3.1).

Самостоятельное направление представляет автоматизация отдельных видов предметной деятельности на базе специализированного программного обеспечения.

К таким средствам автоматизации можно отнести программные продукты, поддерживающие задачи бухгалтерского учета, статистической отчетности, нормативно-правового обеспечения и др.

Другое направление представляют управленческие информационные системы на базе универсального программного обеспечения.

Такие программные средства способствуют автоматизации процессов сбора, хранения, приема-передачи информации, составления регламентной и уникальной отчетности, ведения электронного делопроизводства, управления маркетингом и др.

Современные технологические решения предоставляют большие возможности по освоению принципиально новых областей бизнеса. Это относится, в первую очередь, к использованию электронных средств и телекоммуникаций через сеть Интернет.

Огромное влияние на информационные технологии оказывает не только развитие телекоммуникаций, а также все более широкое применение архитектуры «клиент-сервер». В качестве серверов используются мощные компьютеры, работающие, как правило, под управлением ОС UNIX, Windows NT, Windows ХР, Windows 200Х. При этом серверы поддерживают центральные базы данных, а клиенты - приложения. Данная структура позволяет существенно повысить эффективность совместного использования вычислительных мощностей. Именно по этой причине хозяйствующие субъекты переходят на эксплуатацию разработок, использующих данную архитектуру привлекая профессиональные системы управления базами данных Oracle, CORBA, DB2, Informix и др.

Техническое оснащение хозяйствующего субъекта во многом определяет возможности программного обеспечения, которое становится все более сложным и многофункциональным, а потому требует высокопрофессионального подхода к его разработке. Если на первом этапе развития средств автоматизации решались задачи учетного и информационного характера, то на современном этапе необходим комплексный подход к автоматизации. Именно такой подход позволяет увязать информационные потоки в единую технологическую цепочку, обеспечить информацией все участки предметной деятельности, в том числе ведение учета, составление отчетности, осуществление платежей, комплексное планирование, логистику, управление структурными подразделениями, управление рисками, бюджетирование, контроллинг, анализ финансового состояния хозяйствующего субъекта и т.п.

Другой не немее важной проблемой является проблема кадров. К сожалению, команды, ранее создавшие конкурентный продукт, со временем потенциально выдыхаются: трудно начать думать по-другому, переходить на новую технологию, использовать другие инструментальные средства, осваивать перспективную технику и др. Когда речь заходит о введении новой идеологии разработки средств автоматизации, то ломка стереотипов неизбежна и становится неясно, сумеет ли конкретный разработчик успешно пройти через эти изменения? Хорошо известно, что команды, успешно работавшие в одних условиях, не могут так же продуктивно разрабатывать программные продукты при изменившейся идеологии, использовании новых принципов, подходов, других методов. По этой причине неизбежно уходят специалисты и распадаются целые команды.

 

 

Подходы к разработке средств автоматизации должны опираться на с овременные методы в области проектных решений, использование продуктивных инструментальных средств, прогрессивные информационные технологии, новейшие средства вычислительной техники, а также на средства телекоммуникаций и т.п.

Отметим, что финансовый кризис на развитие средств автоматизации повлиял в лучшую сторону. На современном этапе функционирования фирм, занятых разработкой систем автоматизации, часть из них прекратила своё существование, в то время как другая часть превратились в сложные производственные комплексы, в результате организационных и методологических преобразований, выполняемых специалистами различных областей знаний. Отметим, что создание таких комплексов и управление ими находится на стадии развития.

На сегодняшний день наблюдается позитивный переходной процесс. Хозяйствующие субъекты располагают системами автоматизации, находящимися в промежутке между сетевыми учетными и учетно-аналитическими системами, которые позволили им пережить кризис. В то же время руководители хозяйствующих субъектов, понимая неизбежность дальнейшего развития экономики и необходимость в совершенствовании своего бизнеса, ищут новые конструктивные решения.

Несомненно, что хозяйствующие субъекты, прошедшие через кризис, вышли из него другими, изменились их потребности, изменился настрой людей, работающих в них. Теперь руководителям хозяйствующих субъектов, как объектов автоматизации, необходимы новые методы работы в целом. В связи с этим, должны быть пересмотрены этапы комплексной автоматизации хозяйствующих субъектов и их структурных подразделений. Можно предложить такую последовательность работ по автоматизации деятельности хозяйствующего субъекта:

1. Предварительное исследование. Основная цель его состоит в определении потребителей услуг, основных программных продуктов и инструментальных средств.

2. Разработка новых принципов управления хозяйствующим субъектом. При необходимости выявляются центры прибыли и затрат, определяются информационные и финансовые потоки, основные бизнес процессы по производству продуктов и оказанию разносторонних услуг, задаются индикаторы качества технологических операций, бизнес процессов, производимой продукции и т.п.

3. Разработка организационной структуры хозяйствующего субъекта, управляющей основными бизнес процессами. В рамках этого этапа определяются полномочия с возможным их делегированием специалистам структурных подразделений низшего уровня, разрабатываются положения о подразделениях, должностные инструкции, закрепляются права и ответственность каждого сотрудника.

4. Определение последовательности выполнения работ. Выделение бизнес процессов и установление порядка их автоматизации с отработкой информационных потоков и элементов управления.

5. Переход к последовательной адаптации и модификации организационной структуры, системы управления и системы автоматизации хозяйствующего субъекта как системного компонента.

Службы хозяйствующих субъектов, занятые разработкой и внедрением информационных технологий, получают задания от своих руководителей выбрать новую среду автоматизации. К сожалению, руководители этих служб на рынке программных продуктов выбирают из того, чем располагают разработчики. Такая постановка вопроса предполагает возникновение спонтанного тендера, обусловливающего соревнование имеющихся средств автоматизации по функциональным возможностям.

Однако рассматриваемая проблема гораздо серьезнее. Руководители сами не всегда знают, что им необходимо из средств автоматизации, какие нужны информационные системы и информационные технологии. По этой причине они плохо разбираются в данных вопросах. Обусловливается это тем, что людям присущи разные интересы, и решают они свои проблемы, в том числе и сугубо личные. Подлинная проблема кроется в формировании единой политики функционирования хозяйствующего субъекта, в наличии структуры, проводящей эту политику. При отсутствии такой структуры трудно показывать свои возможности и ещё труднее выбирать партнеров по бизнесу.

Обратим внимание на неразрывность задач становления бизнеса и проблем автоматизации функционирования хозяйствующих субъектов России.

Последующее изложение посвящено вопросам, относящимся к автоматизации предметной деятельности хозяйствующих субъектов.