Відправка даних Access по електронній пошті

Раніше було запропоновано відправити каталог другу, що також захоплюється садівництвом. Дані можна | експортувати на диск або ж відправити по електронній пошті. Безумовно, якщо ви обидва використовуєте електронну пошту, другий варіант переважніший. На щастя, в Access 2003 налаштування обміну даними по електронної пошти практично не вимагає ніяких зусиль. Вам досить виконати вказані нижче дії.

В даному прикладі ваш лист призначений вам самому. При цьому мають бути настроєні Інтернет-з'єднання і обліковий запис електронної пошти сервера (як правило, сервера провайдера або безкоштовної поштової скриньки, наприклад mail.ru). Ви змогли б виконати всі описані вище дії і не маючи Інтернет-з'єднання, проте відправити і одержати лист вам не вдалося б.

1. У вікні бази даних виберіть посилання Таблиці а потім таблицю Каталоги.

2. Виконаєте команду Файл>отправіть.

Рисунок 3 - Новий документ містить всі листи

 

3. У тому, що з'явився підміню можна вибрати дві опції, але доступна тільки одна — Повідомлення (як вкладення)тому виберіть саме її.

4. У діалоговому вікні Відправка поштою вкажіть формат даних, що відправляються. Можливі формати перераховані в таблиці 1. Для нашого прикладу виберіть формат Rich Text Format (*.rtf) і клацніть на кнопці ОК.

Таблиця 1 - Можливі формати електронного повідомлення

Параметр	Опис
Rich Text Format	Відправка даних у вигляді файлу з розширенням.rtf (у текстовому файлі цього типу зберігаються деякі елементи форматування)
Text	Відправка даних у вигляді текстового файлу (з табуляцією)
Excel	Відправка даних у форматі Excel (потрібно вибрати відповідну версію програми)
HTML	Відправка даних у файлі, що переглядається за допомогою оглядача
Snapshot	Відправка даних у вигляді «знімка» документа

5. Для відправки повідомлення з вкладенням у вигляді таблиці Каталоги буде запущений базовий клієнт електронної пошти. Введіть власну адресу.

6. Клацніть на кнопці Відправити.

Завантажите і відкрийте електронний лист для проглядання вкладення, представленого на рисунку 4. У файлі збереглися основні параметри формату таблиці, що дає можливість комфортно проглянути дані в придатному для читання вигляді. Звичайний текстовий файл було б важче проглянути, оскільки він напевно був би менш наочним.

 

Рисунок 4 - Вікно для відправки даних каталога по електронній пошті

 

Сумісне використання звітів

Звіти Access володіють чималою кількістю властивостей форматування, які можуть бути втрачені при передачі звіту за межі бази даних. Якщо відправити звіт як текстовий файл з розширенням.rtf, деякі параметри форматування вдасться зберегти.

Проте кращим вибором буде використання спеціального формату, який називається знімок і має розширення.snp. Формат дозволяє створити високоякісну копію кожної сторінки звіту Access. Це дає можливість при пересилці звіту зберегти його в тому вигляді, в якому він відправлявся, із збереженням параметрів форматування і навіть із зображеннями. Більш того, одержувачеві при прогляданні звіту не знадобиться використовувати Access! Всі ці можливості доступні завдяки невеликій програмі Проглядання знімків (Snapshot Viewer)яка встановлюється автоматично при інсталяції Access. Користувачі, Access, що не мають, можуть завантажити дану програму з Web-узла www.microsoft.com.

Давайте створимо знімок звіту Каталоги. Для цього необхідно виконати такі дії.

1. Клацніть на посиланні Звіти у вікні бази даних і виберіть опцію Каталоги.

2. Виконаєте команду Файл>отправіть>сообщеніє (як вкладення).

3. У діалоговому вікні Відправка поштою виберіть опцію Snapshot Format і клацніть на кнопці ОК.

4. Введіть адресу електронної пошти (або ж відправте звіт за локальною адресою), потім клацніть на кнопці Відправити.

5. Після відправки і одержання листа відкрийте вкладення. На рисунку 5 звіт Каталоги показаний у вікні Snapshot Viewer.

Як бачите, отриманий звіт нічим не відрізняється від базового звіту Каталоги в Access. Звернете увагу, що у вікні Snapshot Viewer навіть представлено меню параметрів, що дозволяють роздрукувати звіт або відправити його за новою адресою.

 

Рисунок 5 - Звіт автоматично відкривається програмою Snapshot Viewer