Сортування, фільтрація та пошук даних

При введенні даних у таблиці чи форми записи розташову­ються у порядку введення. Це не завжди зручно при перегляді вве­деної інформації. Бажано згрупувати й упорядкувати інформацію, щоб вона була змістовною й у ній було б легко орієнтуватися. На­приклад, у таблиці “Путівки” (див. рис. 8) записи доречно упорядкувати або за полем “ Призначення ”, або – “ Ціна ”. В Access це легко досягти сортуванням записів, яке здій­нюється так:

- у основному вікні Access активізується вкладинка Таблицы та відкривається потрібна таблиця;

- виділяється поле таблиці, за яким відбуватиметься сортування;

- клацанням по кнопці сортування за зростанням або по кнопці сортування за спаданням власне й виконується сортування.

Описані дії з сортування можна застосовувати не тільки до таблиць, а також до форм і запитів (останні розглядатимуться нижче).

Сортування даних дозволяє упорядковувати їх, однак воно не скорочує кількості записів у таблиці, які доводиться перегляд­дати користувачу. Зручними засобами для перегляду записів є фільтри.

Припустимо, що треба переглянути відомості про путівки на лікування (див. рис. 8). Для цього у таблиці “Путівки” у ре­жимі таблиці курсор слід установити в чарунку “ лікування “ і на­тиснути кнопку Фильтр по выделенному на панелі інструментів База данных. На екрані з’являться записи про путівки на лікуван­ня (рис. 16).

 

Рис. 16. Результат дії фільтру “ лікування ” по полю Призначення

Фільтр по виділеному є простим фільтром і дозволяє від­фільтрувати записи лише за умовою, що накладається на одне по­ле. Для виконання фільтрації ще за однією умовою (наприклад, за полем Населений_пункт) треба у таблиці, яка є результатом першого фільтрування, клацнути по чарунці з потрібним значенням (при­пустимо “ м. Миргород ”) і знову натиснути кнопку Фильтр по вы­деленному. Наслідком цих дій буде таблиця, у якій фільтрування виконано по двох полях Призначення та Населений_пункт (рис. 17).

Рис. 17. Результат дії фільтру по полям Призначення та Населений_пункт за критеріями “ лікування ”, “ м. Миргород ”

Фільтрація даних стосується лише відображення записів на екрані, сама таблиця залишається без змін. Для скасування фільт­ра й відновлення попереднього вигляду таблиці треба клацнути по кнопці Удалить фильтр.

При установці фільтра, що містить більше двох умов, краще скористатися іншим інструментом. Відкривши таблицю, де пла­нується виконати фільтрацію, треба виділити перше з полів, до яких буде застосований фільтр (наприклад, поле Призначення таб­лиці “Путівки”) і клацнути по кнопці Изменить фильтр на па­нелі інструментів База данных. На екран буде виведено лише один рядок таблиці, а у виділеному полі з’явиться трикутна стрілка спис­ку, що містить значення цього поля (рис. 18).

Рис. 18. Установка кількох умов при фільтрації

З цього списку вибирають першу умову. Далі клацають по іншому полю й аналогічно вибирають другу умову (наприклад, назву закладу), потім – третю умову (наприклад, населений пункт). Визначивши усі необхідні умови, натискують кнопку Применение фильтра. При цьому кнопка Применение фильтра після фільтрації перетворюється в кнопку Удалить фильтр, яка повертає таблицю до початкового стану.

Складні умови фільтрації можна установити, застосовуючи розширений фільтр. Припустимо, в таблиці “Путівки” необхідно переглянути записи про путівки до смт. Кирилівка вартістю не більше 500 грн. Щоб створити розширений фільтр, який дозволить переглянути обумовлені записи, треба:

- відкрити таблицю “ Путівки ”, перейти до режиму таблиці та ви­конати команду Записи Þ Фильтр Þ Расширенный фильтр, що спричинить появу діалогу ПутівкиФильтр1: фильтр (рис. 19);

- у цьому діалозі треба клацнути по першій чарунці рядка Поле:й у списку, що розкривається, обрати позицію Населений_пункт, а в рядку Условие отбора:ввести “смт. Кирилівка ”;

- у сусідній чарунці рядка Поле: обрати зі списку позицію Ціна, а в умові вибору зазначити “<= 500”.

- клацнути по кнопці Применение фильтра на панелі інструментів або виконати команду Фильтр Þ Применить фильтр.

На екрані з’являться відфільтровані відомості про путівки до смт. Кири­лівка вартістю не більше 500 грн.

Якщо таблиці БД ве­ликі і важко знайти той чи інший запис, то слід вико­нати пошук, застосувавши засіб Поиск. Припустимо, в таблиці “Путівки” необ­хідно знайти записи про екскурсії. Для цього слід:

- відкрити таблицю “Путівки”, перейти до режиму таблиці та клацнути мишею по тому полю, значення якого буде викорис­тано для пошуку (у нашому прикладі по полю Призначення);

- натиснути кнопку Найти на панелі інструментів, що зініці­ює появу вікна Поиск и замена (рис. 20);

 

Рис. 20. Вікно Поиск и замена

- у цьому вікні на вкладниці Поиск у полі Образец: треба ввести те значення поля, яке слід відшукати (у нашому прикладі – “екскурсія”), встановити потрібні параметри пошуку (напри­лад, дію селектора С учетом формата полей) та натиснути кнопку Найти далее.

Система розпочне пошук відповідних значень у вказаному полі і, як тільки відшукає перший запис, що містить це значення, призупинить пошук. Знайдений запис буде помічений в крайній зліва колонці таблиці значком . Користувач може продовжити пошук, натиснувши кнопку Найти далее, або завершити пошук, закривши вікно Поиск и замена.