Запросы, которые изменяют значение группы записей

Такие запросы называются запросы на обновление данных. Например, при помощи такого запроса можно осуществлять изменение стоимости книг по дате их издания или по другим условиям. Например, увеличить стоимость на 20% для книг 1998 года издания.

Этой запрос изменяет таблицу, поэтому для полной защиты от возможных ошибок сделайте резервную копию таблицы. Для этого перейдите в окно базы данных, выберите необходимую таблицу и выполните команду Правка - Копировать. Далее выберите команду Правка - Вставить и в окне диалога дайте копии таблицы новое имя.

Прежде, чем обновить данные, создадим запрос на выборку. Проверим, выбираются ли необходимые записи, а после перестроим его в запрос на обновление. В запрос включим поля Год и Стоимость из таблицы Книги. Предоставим возможность вводить год издания как параметр. Для этого в квадратных скобках введем [Введите год] в строке Условие отбора.. Во время выполнения запроса этот текст появится в диалоговом окне для ввода года издания. Проверим, выбираются ли необходимые записи. Далее преобразуем этот запрос в запрос на обновление. Для этого в основном меню выбираем Запрос - Обновление. В строке Обновление вводим выражение [ Стоимость ]*([ наценка ]+100)/100 для пересчета стоимости книг. Это выражение использует еще один параметр [ наценка ], что дает возможность вводить размер наценкив процентах. На экране появляется окно диалога, которое сообщает о количестве обновленных записей. После подтверждения таблица обновляется, и доступа к начальным данным уже нет.

 

2.3.2. Запрос на создание новых таблиц. Такие запросы создают новую таблицу и записывают в нее данные из других имеющихся таблиц или запросов.

Например, создадим таблицу, которая содержит информацию о читателях, которые не возвратили книги своевременно.

Перед тем, как сделать запрос на изменение данных, создадим запрос на выборку, чтобы убедиться, что работа идет с необходимыми данными. В запрос включим таблицу Читатели изапрос Запрос 2-2, который для каждого читателя подсчитывает сумму пени. Выберите поля NB, Фамилия, Кафедра, Телефон - Читатели, Count-Инв№, Sum-Стоимость, Sum-Пеня из запроса Запрос 2-2. Соедините таблицу и запрос по полю Фамилия. Для поля Sum-Пеня задайте условие “>0” Это условие будет выбирать тех читателей, у которых есть пеня.

Убедитесь, что запрос выбирает необходимую информацию. Для перестройки запроса на создание таблицы перейдите к команде Запрос-Создание таблицы. В окне диалога наберите имя новой таблицы (например, “Должники на 25 января”). После запуска запроса на экране появится окно диалога с сообщением о количестве записей, которые будут вставлены в таблицу. Для подтверждения создания таблицы нажмите кнопку ДА. На вкладке Таблицы окна базы данных проверьте наличие таблицы с этим именем и просмотрите ее содержимое.

Рисунок 21. Конструктор запроса 3.2

2.3.3. Создание запросов на удаление данных. Такие запросы разрешают удалять из таблиц группы записей, которые удовлетворяют каким-нибудь условиям.

Например, создадим запрос, который удаляет запись из таблицы ЧитКниги на момент возвращения читателем книги. Для полной защиты от ошибок сделайте резервную копию таблицы. Для этого перейдите в окно базы данных, выберите необходимую таблицу и выполните команду Правка-Копировать. Далее выберите команду Правка-Вставить и в окне диалога дайте копии таблицы новое имя.

 

Рисунок 22. Конструктор запроса 3.3.

 

Перед тем, как сделать запрос на изменение данных, создадим запрос на выборку, чтобы убедиться, что работа идет с необходимыми данными.

В запрос включим таблицу ЧитКниги: поля Инв№ и NB. Поставим условия на значения этих полей через параметры [Введите Инв№ книги], [Введите номер читательского билета]. При выполнении этого запроса появятся последовательно два окна диалога для ввода необходимой информации. Убедитесь, что запрос выбирает необходимую информацию.

.
Для перестройки запроса на удаление перейдите к команде Запрос- Удаление. В строке Удаление оставьте Условие. После запуска запроса на экране появится окно диалога с сообщением о количестве записей, которые будут удалены из таблицы. Для подтверждения нажмите кнопку Да. После подтверждения таблица обновляется и доступа к начальным данным уже нет.

Рисунок 23. Результат работы запроса 3-3.

 

Тема: Создание форм

Формы являются важнейшим средством создания интерфейса пользователя при работе с базами данных Access.

Вы можете создавать формы с многими целями:

1) Ввод и редактирование данных. Эта наиболее известная сфера использования форм. Внесение изменений, добавление и удаление данных становится намного более простым. Вы имеете возможность работать с данными из нескольких таблиц в одной форме, вычислять необходимые данные и выводить их на экран.

2) Управление ходом выполнения программы. Для автоматизации выполнения некоторых действий по обработке данных создают формы для работы с макросами и процедурами Visual Basic. Для запуска макросов или процедур в форме размещают элементы управления, которые называют кнопками. Макросы и процедуры разрешают открывать другие формы, запросы и отчеты, фильтровать данные, которые выводятся на экран, и выполнять много других действий.

3) Вывод сообщений о ходе работы. С помощью макрокоманды “Сообщение” или функции MsgBox Visual Basic возможно вывести на экран сообщения для пользователя (например, об ошибке).

4) Печать информации из базы данных. Вы имеете возможность напечатать форму с данными, которые она содержит. Для вывода формы на экран вы должны задать параметры печати.