Процессы библиографической деятельности

 

Практической библиографической деятельности свойственны два основных, частично совмещающихся процесса: библиографирование документов и библиографическое обслуживание потребителей информации.

Библиографирование представляет собой процесс производства (подготовки) документально фиксированной библиографической информации в форме библиографических пособий. Процесс библиографирования включает: 1) преобразование (отражение) первичного документального массива или потока посредством его библиографической обработки в исходную библиографическую информацию поискового или коммуникативного назначения; 2) целенаправленную переработку исходной библиографической информации, ее оценку в соответствии с конкретными потребностями или запросами.

Второй момент или этап библиографирования одновременно свойствен и библиографическому обслуживанию, он как бы совмещает два основных процесса библиографической деятельности, обнаруживая их органическую взаимосвязь. Специфическим процессом библиографического обслуживания является непосредственное доведение библиографической информации до потребителей.

Охарактеризованная процессная структура библиографической деятельности графически представлена на рис. 13.

В целом можно сказать, что процесс библиографирования предшествует и сопутствует процессу библиографического обслуживания, образуя необходимую библиографическую основу последнего.

Особые педагогические качества присущи процессам библиографирования и библиографического обслуживания, связанным с пропагандой лучшей литературы среди различных групп читателей, воспитанием культуры чтения библиографическими средствами.

Библиографический поиск. Исходной основой процессов библиографирования, библиографического обслуживания и самообслуживания является библиографический поиск. Он тесно связан с поисковой функцией библиографической информации и выражает, по существу, технологический аспект ее практической реализации.

Библиографический поиск осуществляется в библиотечно-библиографических учреждениях и вне их самими потребителями информации с тех пор, как появились первые источники библиографической информации и возникли исторически первоначальные формы библиографического обслуживания. Однако термин “библиографический поиск” вошел в обиход библиографической науки и практики недавно. Ранее библиографы пользовались терминами “библиографическое разыскание” и “библиографическое выявление”, толкуя их весьма неопределенно и неоднозначно. Проведенная в 70-е – 80-е годы работа по упорядочению библиографической терминологии позволила уточнить и разграничить названные понятия, придав им более строгий смысл.

 

Рис. 13 Основные процессы библиографической деятельности

Библиографический поиск является частью широкого понятия “поиск”, обозначающего процесс нахождения и идентификации какой-либо вещи, факта, свойства или отношения в массе других. Можно наглядно показать место, занимаемое библиографическим поиском в иерархии понятий, связанных с поиском вообще (рис. 14).

Из схемы видно, что библиографический поиск выступает разновидностью документального информационного поиска. Главная отличительная особенность его в том, что ищутся и доводятся до потребителей не сами документы, а лишь сведения о них, т. е. библиографическая информация.

Библиографическое “разыскание” и “выявление” в точном смысле представляют собой частные случаи библиографического поиска. Первое понятие относится преимущественно к сфере библиографического обслуживания (и самообслуживания) и обозначает установление и (или) уточнение элементов библиографического описания, отсутствующих или искаженных в запросе потребителя.

 

Рис. 14

Структура поиска

 

Второе понятие обозначает процесс исчерпывающего подбора (нахождения) документов как объектов библиографирования в целях их последующей библиографической обработки.

Говоря о библиографическом поиске, следует определить библиографический смысл некоторых других связанных с ним понятий, необходимых для правильного восприятия излагаемого далее материала. Это понятия пертинентности, релевантности, поискового признака, поискового образа документа, поискового предписания, полноты и точности библиографического поиска.

Понятие пертинентности в области библиографии означает соответствие данной библиографической информации действительной потребности того, кто в этой информации заинтересован.

Релевантность в общем случае означает соответствие найденных документов требованию, выраженному в запросе. При библиографическом поиске понятие релевантности усложняется, приобретая двухступенчатый характер. На первой ступени это соответствие между запросом и найденной в ответ на него библиографической информацией. На второй ступени – соответствие между найденной библиографической информацией и теми документами, сведения о которых она содержит.

В сфере библиографического обслуживания поисковый признак означает некоторый содержательный или формальный критерий первичного документа, которому должна соответствовать найденная библиографическая информация. Например, тема документа, его автор, время издания, издательская форма и т. п.

Поисковый образ, или поисковая характеристика документа – это набор описывающих его поисковых признаков, необходимых для библиографического поиска и идентификации документа в соответствии с запросом. В таком качестве обычно выступает библиографическое описание документа, а также классификационные индексы, предметные рубрики, ключевые слова и т. п. и их сочетания.

Поисковое предписание – это содержание запроса, выраженное на информационно-поисковом языке (например, индексами ББК или УДК) того массива библиографической информации, в котором ведется поиск, или набором формальных признаков (автор, заглавие, выходные данные и т. п.), необходимых для нахождения конкретного документа.

Библиографическая релевантность может быть содержательной (смысловой) и формальной. В первом случае это семантическое (тематическое) соответствие запросу найденной библиографической информации и отраженных в ней документов, во втором – формальное соответствие поискового образа документа, зафиксированного в источнике библиографической информации, поисковому предписанию.

Полнота библиографического поиска – показатель, выражающий количественное отношение найденных релевантных библиографических сообщений (библиографических записей) к общему числу релевантных сообщений, содержащихся в том массиве библиографической информации, по которому велся поиск. Представим, например, что в различных разделах систематического каталога библиотеки и общей систематической картотеке статей по интересующему читателя вопросу отражено 200 документов. В ходе поиска было обнаружено 150 названий. Следовательно, полнота библиографического поиска в процентах составит в этом случае 150:200·100=75%.

Точность библиографического поиска – показатель, выражающий отношение количества релевантных библиографических записей к общему числу записей, выданных в ответ на запрос. Он также может быть выражен в процентах. Например, в ответ на запрос читателя было найдено 100 библиографических записей. Но из них действительно релевантными запросу оказались 80. Следовательно, точность поиска в этом случае 80:100·100=80%.

В современных условиях чрезвычайно важны и актуальны задачи механизации и автоматизации процессов библиографического поиска. Острота проблемы объясняется двумя главными причинами: во-первых, библиографический поиск становится все более трудоемким из-за быстрого увеличения массивов библиографической информации, в которых он производится; во-вторых, непрерывно растет число ученых и специалистов, число и сложность решаемых ими научных и технических задач и, как следствие этого, – неуклонно возрастают число, сложность и срочность поступающих от них запросов.

В этом пункте библиографическая наука вплотную смыкается с информатикой. Без тесного взаимодействия, без опоры на общую теорию информационного поиска, которая составляет ядро информатики как научной дисциплины и нацеливается, прежде всего, на разработку путей и средств механизации и автоматизации информационных процессов, библиография не сможет успешно решать стоящие перед ней задачи. Механизация и автоматизация процессов библиографического поиска – одно из важных направлений дальнейшего повышения эффективности и качества библиографического обеспечения общества в условиях глобальной информатизации[15].

Библиографирование документов. Процесс библиографирования зависит, с одной стороны, от объема, формы и содержания его непосредственных документарных объектов, с другой – от конкретных целевых и читательских установок создаваемой библиографической информации.

Подготовка библиографических пособий любого назначения складывается из четырех этапов:

– подготовительного, включающего выбор и изучение темы, в необходимых случаях составление проспекта библиографического пособия, выявление литературы;

– аналитического, связанного с общим библиографическим анализом, составлением библиографических описаний, аннотированием или реферированием, индексированием и предметизацией выявленных документов;

– синтетического, в рамках которого происходит отбор документов для библиографического пособия и их группировка;

– заключительного, на котором осуществляется составление справочно-методического аппарата (включая вспомогательные указатели), редактирование и оформление библиографического пособия.

Каждому из основных этапов библиографирования соответствуют свои специфические методы (рассматриваются в следующем параграфе).

Библиографическое обслуживание осуществляется в двух основных “режимах”: справочно-библиографическом; библиографического информирования.

Справочно-библиографическое обслуживание (СБО) состоит в приеме запроса потребителя на информацию и выдаче ему ответа на запрос. Наличие разового запроса и ответа (работа в режиме “запрос – ответ”) – характерная и обязательная черта СБО. Таким образом, в наиболее общей форме сущность СБО в библиотеке заключена в отношении “запрос потребителя – ответ библиографа” в котором первый элемент является исходным пунктом второй – конечным результатом процесса.

Разовый запрос – это единовременное требование на информацию, поступившее в устной или письменной форме

Ответ на запрос также может быть выдан в устной или письменной форме – в виде справки, отказа или методической консультации.

Справка – это ответ на разовый запрос, содержащий информацию, релевантную запросу.

Отказ – это ответ на разовый запрос, содержащий мотивировку невозможности выдать потребителю информацию релевантную запросу. Различаются два вида отказов: отказ на этапе приема запроса (когда библиотека по тем или иным причинам отказывается принять данный запрос) и отказ, последовавший в результате неудавшегося поиска ответа. Общая структура процесса СБО может быть представлена в виде замкнутого цикла (рис 15).

Методическая консультация - это ответ на разовый запрос, содержащий советы и указывающий пути получения необходимой информации (отсылка к источникам поиска, рекомендация обратиться в другую библиотеку и т. п.).

 

Рис. 15

Общая структура СБО

 

По существу методическая консультация в ряде случаев является “мягким”, косвенным отказом (“квазиотказом”) выполнить запрос, имеющим целью возбудить и направить активность, библиографическую самостоятельность читателя, перевести читателя в режим справочно-библиографического самообслуживания. (Консультации, проводимые без запросов, в плановом порядке, относятся к работе библиотеки по пропаганде библиотечно-библиографических знаний и в состав СБО не входят.)

Основными положительными формами ответа на запрос в ходе СБО являются справки и методические консультации. И те, и другие, в зависимости от характера содержащейся в них информации, подразделяются на библиографические и фактографические.

Библиографические справки бывают трех основных видов: тематические, адресные, уточняющие библиографические данные. Каждая такая справка содержит библиографическую информацию, обнаруженную в результате библиографического поиска соответствующего вида (тематического, адресного или уточняющего).

Тематическая библиографическая справка включает перечень документов, содержательно релевантных тематическому запросу.

Адресная библиографическая справка – это установленные по библиографическим источникам (указателям, каталогам, картотекам и т. п.) данные о наличии и (или) точном адресе хранения (шифре) запрашиваемого потребителем документа в определенном фонде (библиотеке, архиве, органе НТИ, книжном магазине), т. е. библиографическая информация, формально релевантная запросу. Справки такого рода иногда неточно называются “библиотечными”.

Справка, уточняющая библиографические данные, связана с нахождением и (или) уточнением элементов библиографического описания документа, которые отсутствуют или искажены в запросе потребителя. Именно здесь мы имеем дело с “библиографическим разысканием” как частным случаем библиографического поиска.

Причины ошибок в запросах – чаще всего невнимательность, библиографическая малограмотность потребителей информации, а также неполные и неточные сведения о документах, встречающиеся в литературе и даже в библиографических пособиях. Ошибки эти могут быть самыми неожиданными, поэтому уточняющий библиографический поиск в принципе не поддается четкой алгоритмизации (и, следовательно, автоматизации). Для его успешного осуществления библиографу необходимы не только большой профессиональный опыт и знания, но и развитая библиографическая интуиция, гибкость ума и воображение, способность находить нестандартные решения.

Справки, выданные в результате этого вида поиска, в специальной литературе и в практике библиографического обслуживания часто называются просто “библиографическими” и противопоставляются “тематическим”, “фактографическим”, “библиотечным”. Это неправильно, так как все они (кроме фактографических) являются по существу библиографическими.

Фактографическая справка – это сведения по существу вопроса (факты, цифровые данные, даты и т. п.).

Библиографическая консультация содержит советы по использованию конкретных документальных источников информации (библиографических пособий, справочников, учебников и т. п.).

Фактографическая консультация включает указание на конкретного человека, который может помочь в выполнении запроса, адрес другой библиотеки или учреждения и т. п.

Наиболее общая иерархическая классификация ответов, выдаваемых библиотеками в ходе СБО, представлена на рис. 16.

Все разновидности ответов, которые отражены в схеме на рис. 16, являются единицами учета работы по справочно-библиографическому обслуживанию читателей в библиотеках.

Библиографическое информирование в условиях библиотеки означает регулярное доведение до потребителей библиографической информации без запросов или в соответствии с долговременно действующими запросами. Основными формами библиографического информирования без запросов являются бюллетени новых поступлений в библиотеку, обзоры литературы, проводимые в библиотеке и вне ее (передаваемые по радио и телевидению, публикуемые на страницах периодической печати), а также организуемые библиотекой “Дни информации”, “Дни специалиста”, “Дни библиографии” и другие аналогичные мероприятия.

 

 

Рис. 16