Дополнительный параметры проекта

В MS Project есть дополнительные параметры проекта. В данном примере будем использовать их изменения, но использовать будем установленные по умолчанию.

1. В меню Сервис выберите команду Параметры, в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Вид.

2. С помощью списка Формат даты (посмотрите его содержимое) можно выбрать формат отображения дат. Форматы значений времени и разделитель компонентов даты настраиваются с помощью панели управления Microsoft Windows.

3. В поле Символ валюты можно изменить символ р. (рубль), используемый по умолчанию; например, ввести символ $ (доллар).

4. Перейдите на вкладку Расчет. Переключатель Режим расчета позволяет задать, должен ли расчет выполняться автоматически после внесения изменений или вручную по команде Рассчитать. Режимы расчета:

- Автоматический. Задается, что проект автоматически пересчитывается каждый раз при изменении данных проекта. Это более удобный вариант, однако, в очень больших или сложных проектах пересчет после каждого изменения может снизить быстродействие. Этот вариант установлен по умолчанию.

- Ручной. Задается, что проект пересчитывается только по команде пользователя. Чтобы выполнить пересчет, можно вернуться к данному диалоговому окну и нажать кнопку Рассчитать. Можно также нажать клавишу F9, чтобы пересчитать все открытые проекты, или сочетание клавиш SHIFT+F9, чтобы пересчитать активный проект. После внесения изменений, которые требуют пересчета, в строке состояния появляется надпись Требуется перерасчет.

5. Перейдите на вкладку Планирование. В поле Новые задачи можно указать дату начала по умолчанию для задач, добавляемых в текущий проект. Вариант начинаются в день начала проекта установлен по умолчанию. Его следует выбрать, чтобы использовать для новых задач дату начала проекта, заданную в диалоговом окне Сведения о проекте. Для таких задач MS Project устанавливает ограничение «Как можно раньше». Если выбран параметр начинаются в текущий день, то для новых задач устанавливается ограничение «Начало не ранее» (ННР) на основе текущей даты. При планировании проекта от даты окончания используется параметр оканчиваются в день окончания проекта и устанавливается ограничение «Как можно позже». Если планирование проекта выполняется от даты окончания, то при выборе параметра начинаются в текущий день для новых задач устанавливается ограничение «Начало не позднее» (ННП) на основе текущей даты. Таким образом, чтобы начинать задачи со дня добавления, следует выбрать вариант начинаются в текущий день. MS Project задает для этих задач ограничение «Начало не ранее» (если планирование проекта ведется от даты начала) или «Начало не позднее» (если планирование проекта ведется от даты окончания).

 

Практические задания

1. Поучите индивидуальное задание о преподавателя и создайте новый проект.

2. Введите основные сведения о проекте.

3. Введите дату окончания проекта.

4. Откройте базовый календарь проекта, выберите в качестве базового календаря стандартный календарь.

5. Установите 5-дневную рабочую неделю с 8-часовым рабочим днем со вторника по пятницу (с 8:30 до 17:30, обеденный перерыв с 12:30 до 13:30) и 4-часовым – в субботу (с 8:30 до 12:30).

6. Введите нерабочие дни.

7. Установите 36-часовую рабочую неделю и 20 рабочих дней в месяце для корректного преобразования программой MS Project длительностей в соответствующие временные интервалы, используемые в проекте.

8. Измените формат даты дд.мм.гг (т. е. на отображение дня (дд), месяца (мм) и года (гг) в указанной последовательности отводится по 2 цифры, разделитель – точка).

9. Установите символ валюты использовать символ $ (доллар).

10. Установите автоматический пересчет проекта.

 

Контрольные вопросы

1. Что такое проект и управление проектами?

2. Из каких основных элементов состоит интерфейс MS Project?

3. Что такое представление?

4. С помощью каких представлений MS Project отображает сетевые графики проекта?

5. Какие параметры входят в основные сведения о проете?

6. В чем разница между планированием проекта от даты начала или от даты его окончания?

7. Какие существуют базовые календари в программе MS Project?

 

Лабораторная работа №2

 

Тема: Планирование задач.

Цель: Освоить процедуры ввода задач и их длительностей, настроить связей между ними, зависимости и допустимые ограничения, настроить процедуру создания иерархической структуры проекта.

 

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

Для создания уникального продукта или услуги (результата проекта) нужно осуществить некоторую последовательность работ. Задача планирования проекта заключается в том, чтобы достаточно точно оценить сроки исполнения и стоимость этих работ. Чем точнее дана оценка, тем выше качество плана проекта.

В MS Project вся работа, которую необходимо выполнить для достижения целей проекта разбивается на задачи. Разбиение работы в проекте образует структуру декомпозиции работ (СДР, Work Breakdown Structure (WBS)). Декомпозиция работ позволяет более эффективно осуществлять планирование проекта и упрощает контроль выполнения проекта.

Определение и фиксация типа задач проекта – чрезвычайно важная для планирования проекта задача, которая всегда должна предшествовать закреплению ресурсов за задачами. Задачи в плане проекта могут быть трех типов:

- Фиксированный объем ресурсов – тип задачи, в которой трудозатраты будут увеличиваться с увеличением срока работы (и, соответственно, с изменением трудоемкости задачи будет расти срок ее исполнения).

- Фиксированные трудозатраты – тип задачи, в которой срок исполнения будет меняться в зависимости от привлеченных ресурсов.

- Фиксированная длительность – тип задачи, в которой изменение назначений ресурса приводит к пересчету трудоемкости задачи, никак не влияя на ее продолжительность.

Во всех трех вариантах фиксируется один из параметров, однако в MS Project имеется возможность дополнительно фиксировать объем работ задачи. В этом случае переменой величиной является третий параметр. Тип Фиксированный объем ресурсов и установленный флажок Фиксированный объем работ – это установки по умолчанию. Для каждой конкретной задачи эти установки можно поменять на вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче, вызываемого двойным щелчком по имени задачи.

Задачи проекта могут быть нескольких видов:

1) обычная работа (обозначается словом работа или задача);

2) веха;

3) фаза;

4) суммарная задача проекта.

Задача обозначает определенные действия, направленные на выполнение некоторой части проекта. Веха – это работа нулевой длины, одномоментное идентифицируемое событие, сопровождающееся появлением некоторого объекта (документа, отчета, программы и т. п.), которое может рассматриваться в качестве самостоятельного материала. Вехи предназначены для фиксации в плане проекта контрольных точек, в которых происходят важные с точки зрения управления проектом события. Например, завершение одного этапа работ и начало другого. Обычно вехи используются для обозначения начала и окончания проекта, а также конца каждой фазы. Вехи могут быть как внутренними, так и внешними. Внешними являются такие события, которые отслеживаются инвесторами (заказчиками) проекта. В процессе выполнения данных задач согласуются и фиксируются отчуждаемые материалы вехи. Состав внутренних вех определяется руководителем проекта. Они необходимы для контроля за ходом выполнения проекта.

Процесс работы над проектом можно разделить на фазы: анализ, проектирование, реализация, стабилизация и внедрение. Фаза – это составная работа, состоящая из нескольких задач и завершаемая вехой. Фаза описывает определенный логически, законченный этап проекта и может состоять как из задач, так и из других фаз. Для разграничения задач и фаз в системе принято следующее правило. Все задачи разделены на уровни, задающие их иерархию. Любая задача, имеющая подчиненные задачи низшего уровня, является фазой. Все остальные задачи фазами не являются.

Суммарная задача проекта – это искусственно создаваемая системой работа, длительность которой равна длительности всего проекта. Эта работа используется для вычисления, отображения и анализа обобщенных данных о проекте, применяемых им ресурсах и его стоимостных характеристиках.

После создания и структурирования списка задач следует проверить, как задачи соотносятся друг с другом и как они соответствуют важным датам.

Можно связать задачи, чтобы отразить их зависимость, например, указав, что одна задача начинается по завершении другой. Эти связи называются зависимостями задач. Вместе с длительностью и другими факторами планирования зависимости задач играют в MS Project важную роль при расчете начальной и конечной даты задач.

Если изменился график связанной задачи, перепланирование связанных с ней задач производится автоматически. Уточнить календарные планы задач можно с помощью конкретных ограничений дат и крайних сроков.

Связь между задачами определяет, каким образом время начала или окончания одной задачи влияет на время окончания или начала другой. Одна связь может объединять только две задачи, но у одной задачи может быть несколько связей с разными задачами.

Задача, влияющая на другую задачу, называется Предшественником, а задача, зависящая от другой задачи, – Последователем.

Связь можно установить с любой задачей, в том числе с вехой или суммирующей задачей фазы. В MS Project существует четыре типа связей:

1) окончание – начало: задача не может начаться раньше окончания другой задачи. При такой связи работа В не может начаться раньше, чем закончится работа А;

2) начало – начало: задача не может быть начата, пока не начнется другая. При помощи такой связи обычно объединяются задачи, которые могут выполняться параллельно;

3) окончание – окончание: задача не может закончиться, пока не закончится другая задача. При такой связи задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончится задача А. Обычно такой связью объединяются работы, выполняемые одновременно, но при этом одна не может закончиться раньше другой;

4) начало – окончание: задача не может закончиться, пока не начнется другая задача. При такой связи работа В не может закончиться, пока не началась работа А.

При планировании проектов часто оказывается, что этих связей между задачами оказывается недостаточно. Задача последователь может быть перенесена во времени относительно задачи-предшественника. Этот временной интервал бывает положительный или отрицательный. Положительное значение – это задержка, отрицательное – опережение, в этом случае последователь опережает предшественника. Данное значение указывается в описании зависимости между задачами.

Нередко задачи проекта нужно привязать к реальной календарной дате. Подобная привязка задачи к дате называется ее ограничением. В табл. 2.1 приведены используемые в MS Project ограничения задач и их действие. Ограничение является жестким условием и влияет на процесс планирования: система ведет планирование так, чтобы выполнить все заданные ограничения. Альтернативой ограничениям выступают крайние сроки. Крайний срок – это дата, позже которой задача не может быть завершена. Однако, в отличие от ограничения, наличие крайнего срока не оказывает влияния на процесс планирования. Система лишь сигнализирует соответствующими индикаторами о наличии или нарушении установленного крайнего срока.

Некоторые задачи могут носить регулярный, повторяющийся характер (еженедельная профилактика, составление месячной отчетности и т. п.). Такие задачи называются повторяющимися.

Таблица 2.1

Ограничения задач и их действия в MS Project

	Тип ограничения	Влияние на расписание	Описание
	As Soon As Possible (ASAP), Как можно раньше (KMP)	Гибкое	Размещение задачи в расписании как можно раньше с учетом других параметров плана; накладывается по умолчанию на все задачи, если проект планируется oт даты начала
	As Late As Possible (ALAP), Как можно позже (КМП)	Гибкое	Размещение задачи как можно позднее с учетом других параметров плана; накладывается по умолчанию на все задачи, если проект планируется от даты окончания
	Finish No Later Than (FNLT), Окончание не позднее (ОНП)	Среднее	Обозначение наиболее поздней даты, когда задача должна быть завершена. При этом задача может быть завершена как в этот день, так и раньше него. Предшествующая задача не сможет «вытолкнуть» задачу с ограничением типа FNLT (ОНИ) за дату ограничения. Для проектов, планирующихся от даты окончания. это ограничение применяется, когда Вы вводите дату окончания задачи
	Start No Later Than (SNLT), Начало не позднее (ННП)	Среднее	Обозначение наиболее поздней даты, когда задача может начаться. Задача может начинаться раньше или в этот день, но не позже. Предшественницы не смогут «вытолкнуть» задачу с ограничением SNLT (ННП) за дату ограничения. Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда Вы вводите дату начала задачи
Finish No Earlier Than (FNET), Окончание не ранее (OHP)	Среднее	')то ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда возможно завершить задачу. Задача не может быть помешена в расписании так, чтобы заканчиваться ранее обозначенной даты. Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи
Start No Earlier Than (SNET), Начало не ранее (НИР)	Среднее	Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда задача может начаться. Задача не может быть помещена в расписании ранее указанной даты. Дтя проектов. Которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала для задачи
Must Start On (MSO), Фиксированное начало (ФН)	Негибкое	Это ограничение обозначает точную дату, на которую дата начала задачи должна быть помешена в расписании. Другие факторы (связи между задачами, задержки или опережения и пр.) не могут повлиять на положение задачи в расписании
Must Finish On (MFO), Фиксированное окончание (ФО)	Негибкое	Это ограничение обозначает точную дату, на которую в расписании должна быть помещена дата окончания задачи. Никакие другие факторы не могут повлиять на эту дату

 

Ограничения по дате усложняют календарный план и снижают гибкость параметров планирования. Поэтому использовать ограничение по дате рекомендуется только в случае, если начало и окончание задачи в определенное время важно для завершения задачи или выполнения проекта.

При задании крайних сроков не создаются сообщения об ошибках планирования. Поэтому Крайний срок применяется к тем задачам, для которых необходимо отслеживать сроки выполнения, но не нужно, чтобы эти даты влияли на планирование. В случае если дата завершения задачи окажется позднее даты крайнего срока, то появится индикатор . Но крайние сроки могут влиять на вычисление общего резерва времени.

Крайний срок устанавливается в Сведения о задаче на вкладке Дополнительно в поле Крайний срок.

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

Ввод задач проекта

Добавление задачи в список задач.

1. На вкладке Вид в группе Представления задач щелкните значок Диаграмма Ганта.

2. В пустом поле Название задачи введите название задачи и нажмите клавишу ВВОД.

В дальнейшем название и другие свойства задачи можно редактировать двойным нажатием на любом столбце табличной части диаграммы Ганта.

Введите данные по задачам в проект (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Внедрение проекта по улучшению бизнес-процесса

№	Работа	Вид задачи	Предшест. работы	Длитель-ность
1.	Инициализация проекта	Веха
2.	Планирование	Фаза
3.	Определение и описание проблемного процесса	Задача
4.	Определение целей проекта	Задача
5.	Определение рамок и ограничений проекта	Задача
6.	Создание команды проекта	Задача	3, 4, 5
7.	Формирование плана работ	Задача
8.	Анализ	Фаза
9.	Формирование предположений о причинах проблемы	Задача
10.	Проверка предположений	Задача
11.	Уточнение предположений	Задача
12.	Определение причин проблемы	Задача
13.	Совершенствование	Фаза
14.	Формирование предложений по устранению причин проблемы	Задача
15.	Проверка предложений аналитическими и экспертными методами	Задача
16.	Проверка предложений экспериментально	Задача
17.	Планирование мер по улучшению	Задача	15, 16
18.	Реализация мер по улучшению	Задача
19.	Контроль	Фаза
20.	Организация мониторинга за реализацией мер по улучшению	Задача
21.	Оценка эффективности реализованных мероприятий по улучшению	Задача	18, 20
23.	Уточнение процедуры и перечня методов по улучшению (при необходимости)	Задача
24.	Поощрение участников проекта	Задача
25.	Закрытие проекта	Веха

 

По умолчанию все введенные задачи являются обычными задачами длительностью 1 день. На диаграмме Ганта они изображены отрезками синего цвета. Знак вопроса в столбце Длительность означает, что она не была задана пользователем и является предварительной.

В столбце Длительность установить для вех длительность в 0 дней. Итог – на диаграмме Ганта эти задачи изображены ромбиками (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Окно проекта «Внедрение проекта по улучшению бизнес-процесса»

Преобразование задачи в фазу.

Для преобразования задачи в фазу все подзадачи этой фазы должны следовать в таблице непосредственно после нее.

Удерживая нажатой левую кнопку мыши в области номеров задач, выделить строки задач с номерами 3-7. Нажать кнопку (на уровень ниже) на панели инструментов Форматирование. Результат – выделенные задачи становятся подзадачами, входящими в Планирование, а само Планирование – фазой, т. е. составной задачей. На диаграмме Ганта фаза изображается отрезком в виде горизонтальной скобки (рис. 2.2). Выделить задачи с номерами 9-12. Нажать кнопку . Анализ становится фазой, а выделенные задачи – ее подзадачами.

Рис. 2.2. Результат преобразования задач в фазы

 

Аналогично преобразовать задачи Совершенствование и Контроль в фазы проекта.