Основні елементи інтерфейсу програми

Електронні таблиці надають користувачу комп’ютерний варіант так званої робочої книгидля проведення розрахунків. Робоча книга представляє собою набір робочих листів, кожний з яких має табличну структуру і може мати одну або декілька таблиць. Кількість таких листів може бути від одного до 255. У вікні документу в програмі Excelвідображається тільки поточний робочий лист, з яким і ведеться робота. Кожен робочий лист має назву, яка відображається на ярлику листа, який знаходиться у нижній частині вікна Excel.

Робочий лист складається із рядків та стовпчиків. Рядок – це горизонтальна лінія комірок. Рядок послідовно нумерується числами, від 1 до 65536 (максимальний допустимий номер рядка). Стовпчик – це вертикальна лінія комірок. Стовпчики нумерується однією латинською літерою і, далі, двохлітерними комбінаціями. Всього робочий лист може мати до 256 стовпчиків, нумерованих від А до IV.

На перетині стовпчиків та рядків утворюється комірки таблиці. Вони являються мінімальними елементами для зберігання даних. Позначення окремої комірки поєднує в собі номер стовпчика та рядка (в цьому порядку), на перетині яких вона знаходиться, наприклад: А1 або DE234. Позначення комірки виконує функції її адресу. Адреса комірки використовується при запису формул, які визначають взаємозв’язок між значеннями, розміщених в різних комірках. Заповнені клітинки утворюють робочу таблицю.

Вікно MS Excel 2003

Вікно додатка Excel має ті ж самі основні елементи інтерфейсу, що й інші програми Microsoft Office, зокрема Word і PowerPoint. Тут також є рядки меню, де можна знайти потрібні команди, і панелі інструментів, на яких розташовані різні кнопки і списки, що розгортаються. Кнопки дозволяють швидко скористатися необхідними командами.

Стисло окреслимо основні елементи головного вікна програми, використовуючи малюнок.

1. Рядок заголовку. Це перший рядок вікна Excel. Він містить назву програми, назву файлу, з яким ви працюєте, та кнопки керування розмірами вікна.

2. Рядок меню. Другий рядок вікна, у якому заходиться набір меню, що розгортаються, де можна вибрати всі необхідні для роботи з електронними таблицями команди.

3. Поле Введіть запитання. Поле зі списком, куди можна ввести запитання довідковій системі Excel 2003.

4. Панелі інструментів. Клацнувши на кнопках, що розміщені на панелі інструментів, можна викликати ту чи іншу команду Excel. За замовчуванням на екран виводяться дві основні панелі інструментів – Стандартна і Форматування.

5. Рядок формул. У цьому рядку висвітлюється дані чи формула, які ви вводите у клітинки таблиці, а також адреси клітинок. Сюди ж можна ввести дані, які треба помістити у клітинку (перед цим слід встановити табличний курсор у необхідній клітинці). При введені в комірку даних на початку рядка формул з’являються дві команди відміни та введення

6. Поле надання імені об’єкту. Це поле призначене для надання імен клітинкам, діапазонам клітинок, малюнкам і діаграмам.

7. Кнопки керування головним вікном Excel. За допомогою цих кнопок можна розгортати, згортати і закривати головне вікно Excel.

8. Кнопки керування внутрішніми вікнами. Ці кнопки дозволяють розгортати, згортати і закривати книги, відкриті в Excel, тоді як головне вікно програми залишається відкритим.

9. Область завдань. Ця область вміщує декілька панелей, що дозволяють спростити доступ до засобів, які служать для розв’язання деяких загальних задач. В разі необхідності цю область можна сховати.

10. Табличний курсор. Це рамка чорного кольору, що оточує поточну активну клітинку.

11. Заголовки стовпців. Літери від A до IV, що використовуються як імена для 256 стовпців кожного робочого аркушу (A, B, C,... Z; AA, AB, AC,... AZ; BA, BB, BC,... AZ тощо). Якщо клацнути на заголовку стовпця, будуть виділені усі його клітинки.

12. Заголовки рядків. Числа від 1 до 65 536, що використовуються як заголовки рядків. Усі клітинки будь-якого рядка можна виділити, якщо клацнути мишею на його заголовку.

13. Ярлики аркушів. Нова робоча книга за замовчуванням складається з трьох робочих аркушів, що називаються Лист1, Лист2, Лист3. Ви можете надати аркушам інші назви, а також збільшити чи зменшити їхню кількість.

14. Кнопки прокручування ярликів аркушів. Служать для прокрутки ярликів робочих аркушів з метою їх перегляду і вибору.

15. Рядок стану. В цій області виводяться різні повідомлення, а також відображується стан тих чи інших параметрів програми Excel і клавіш Num Lock, Caps Lock, Scroll Lock.

16. Горизонтальна смуги прокрутки дозволяють прокручувати робочий аркуш по горизонталі.

17. Вертикальна смуги прокрутки дозволяють прокручувати робочий аркуш по вертикалі.

Рядок меню

Рядок меню в Excel розміщується під рядком заголовку. Тут знаходяться дев’ять меню, що розгортаються, де можна знайти всі необхідні команди для роботи з програмою. Ось перелік цих меню: Файл, Правка, Вигляд, Вставка, Формат, Сервіс, Дані, Вікно і Довідка.

Простіше за все дістатися меню можна за допомогою миші. Клацніть мишею на потрібному меню, після чого воно розгорнеться і на екрані буде відображено список його елементів. Деякі команди в меню можуть бути виділені сірим кольором. Це означає, що на даний момент вони недоступні. Можливість вибору тієї чи іншої команди меню залежить від того, які операції ви виконуєте в Excel.

З вибором деяких команд у меню відкриваються додаткові підменю, що з’являються праворуч від назви команди. Такі команди позначені в меню чорним трикутником .

Після відкриття якого-небудь меню програми Excel 2003 у ньому відображуються лише деякі з команд. В нижній частині меню знаходиться кнопка продовження (яка має вигляд подвійної стрілки, спрямованої вниз ). Якщо, відкривши меню, клацнути на кнопці продовження або почекати кілька секунд, з’являться всі елементи цього меню. «Коротка» форма меню вміщує лише ті команди, які нещодавно використовувалися. Ця можливість значно полегшує роботу з великими меню.

Використання комбінацій клавіш доступу до меню і виклику команд.

Відкрити будь-яке меню Excel і активізувати в ньому необхідну команду можна не тільки за допомогою миші. Це легко зробити, якщо скористатися лише клавіатурою. Щоб дістатися меню, можна скористатися «гарячими клавішами», тобто буквами, що підкреслені в назві меню, наприклад . Щоб відкрити меню, одночасно натисніть на клавішу Alt і на гарячу клавішу. Наприклад, якщо натиснути на клавіші Alt + Ф, відкриється меню Файл. А якщо скористатися комбінацією клавіш Alt + П, з’явиться меню Правка.

Навпроти деяких команд у меню зазначені комбінації клавіш, призначені для їхнього виклику. Зокрема, для команди Правка – Вирізати передбачена комбінація клавіш Ctrl + X, для команди Правка – Копіювати – Ctrl + C, а для команди Правка – Вставити – комбінація клавіш Ctrl + V.

Контекстні меню

Крім основного меню, в Excel є різні контекстні меню. Втім, на відміну від меню, що розгортаються, які можна відобразити як за допомогою миші, так і за допомогою клавіатури, контекстні меню викликаються лише за допомогою миші. Вміст контекстного меню залежить від того, які операції ви виконуєте і з якими об’єктами (таблицями, діаграмами чи малюнками) ви працюєте. Щоб відобразити контекстне меню для обраного об’єкта, наведіть покажчик миші та клацніть на об’єкті правою кнопкою миші.

Контекстне меню комірки робочої таблиці – це єдине контекстне меню, яке можна викликати за допомогою клавіатури, а саме скориставшись комбінацією клавіш Shift + F10.

А якщо клацнути правою кнопкою миші, помістивши вказівник де-небудь на панелі інструментів Excel, відкриється контекстне меню панелі інструментів

Панелі інструментів Excel

Подібно до інших додатків Office, програма Excel містить графічні панелі інструментів, що дозволяють полегшити виклик команд. За замовчуванням у вікні Excel відображуються дві панелі інструментів – Стандартна і Форматування. На цих панелях розташовані інструменти (кнопки), які призначені для виконання різноманітних дій. Зокрема, на стандартній панелі здебільшого знаходяться кнопки, призначені для роботи з файлами. Вони дозволяють створити, відкрити, зберегти та роздрукувати файли. Панель форматування містить інструменти, призначені для форматування комірок таблиці.

Щоб визначити призначення тієї чи іншої кнопки будь-якої панелі, треба навести на неї курсор і почекати декілька секунд, після чого з’явиться підказка з назвою кнопки.

Показ і приховування панелей інструментів.

Крім стандартної панелі і панелі форматування, Excel пропонує інші корисні панелі інструментів, які можна в разі необхідності вивести на екран. Також існує можливість створювати власні панелі інструментів.

Перелік деяких вбудованих панелей інструментів програми Excel та їх опис наведено нижче

Назва	Опис
Стандартна	Містить інструменти, призначені для редагування документів
Форматування	Вміщує кнопки, призначені для зміни зовнішнього вигляду таблиці
Visual Basic	Тут зібрано інструменти для програму-вання за допомогою вбудованої макромови Visual Basic for Application
WordArt	Містить інструменти вставки і редагування тексту
Веб-вузол	Вміщує інструменти доступу до Internet з Excel
Зовнішні дані	Тут розміщені кнопки, що дозволяють увести в Excel дані з зовнішніх баз даних і контролювати їх відновлення
Межа	Містить інструменти для додавання меж (або рамок) навколо виділених клітинок
Діаграми	Містить інструменти для створення і редагування діаграм будь-якого ступеня складності
Захист	На цій панелі знаходяться інструменти, призначені для забезпечення захисту робочих аркушів
Настройка зображення	Містить інструменти настроювання параметрів графічних об’єктів
Настройка…	Містить можливості настроїти панелі інструментів, як існуючі так і створення нових.
Область завдань	Вміщує декілька панелей, де зібрані інструменти створення, редагування робочих книг, пошуку довідкової інформації, доступу до засобів XML, а також до спільної робочої області
Рецензування	Містить інструменти для роботи з примітками до клітинок
Малювання	Тут ви знайдете інструменти для вставки і редагування графічних об’єктів робочого аркуша
Зведені таблиці	Інструменти цієї панелі дозволяють створити таблицю, де будуть наявні дані з декількох інших таблиць чи з зовнішньої бази даних
Список	Містить інструменти для роботи зі списками
Форми	Містить інструменти, призначені для додавання до таблиці різних елементів керування
Елементи керування	Вміщує набір елементів керування Active, що дозволяють наповнити форми різними інтерактивними інструментами

Показати чи приховати панелі інструментів можна, виконавши наступні дії.

- Виберіть команду Вигляд – Панелі інструментів або клацніть правою кнопкою миші на будь-якій панелі інструментів чи у рядку меню. На екрані з’явиться меню зі списком панелей інструментів.

- Клацнувши на назві потрібної панелі, установіть чи зніміть прапорець поряд з нею, щоб задати відображення цієї панелі на екрані чи її приховання.

Розташування панелей інструментів на екрані.

Панелі інструментів, які відображено на екрані, можна розташувати в будь-якій частині вікна програми Excel, зокрема розмістити їх уздовж кожного з чотирьох країв вікна або зробити переміщуваними, тобто не прикріпленими до країв вікна програми.

Для переміщення панелі інструментів клацніть на маркері переміщення (знаходиться на початку панелі і має вигляд вертикальної смужки, яка складається з декількох сірих крапок) і, утримуючи кнопку миші натиснутою, перетягніть панель у потрібне місце.

Рядок формул

Над робочою областю розташований рядок формул. Він складається з наступних елементів:

1. Поле Ім’я. Вміст цього поля залежить від виконуваних дій. У звичайному режимі (тобто коли в рядку стану висвітлюється напис Готово) тут можна побачити адресу поточної комірки. Якщо виділити який-небудь діапазон комірок за допомогою миші та утримувати ліву кнопку миші натиснутою, в поле Ім’я з’явиться число виділених рядків і стовпців. Наприклад, напис 3Rх7C означає, що виділено 3 рядки та 7 стовпців. А якщо у цьому полі ввести адресу будь-якої комірки і натиснути на клавішу Enter, ця комірка стане активною. Крім того, тут можна задати ім’я для будь-якої комірки чи діапазону комірок. Під час введення в комірку формули в поле імені висвітлюється назва останньої використовуваної функції.

2. Кнопка списку Ім’я (Функції). Якщо клацнути на цій кнопці у режимі Готово, розкриється список імен комірок і діапазонів. А якщо клацнути на цій кнопці під час введення формули, розкриється список Функції.

3. Кнопка Скасувати. Стає доступною при активізації комірок (тобто в режимах Введення та Правки). Клацнувши на цій кнопці, можна скасувати останню дію над коміркою.

4. Кнопка Введення. Стає доступною при активізації комірки (тобто в режимах Введення та Правки). Клацнувши на цій кнопці, можна завершити введення даного в комірку. Її використання еквівалентне натисканню на клавішу Enter чи на клавіші керування курсором.

5. Кнопка Вставка функції. Клацнувши на цій кнопці, отримаєте діалогове вікно Вставка функції, що полегшує введення функцій під час створення формул.

6. Поле введення. У поле вводу можна ввести дані, які мають бути розташовані в комірці (перед цим слід встановити курсор у потрібну комірку). І навпаки, уводячи дані безпосередньо в комірку, ви побачите, що воно висвітлюється також у полі введення.

Під час введення даних рядок формул набуває такого вигляду, як показано на малюнку. Стануть доступні кнопки Введення та Скасувати, а в полі введення з’являтиметься інформація, що вводиться.

Якщо табличний курсор вказує на порожню клітинку, в полі Ім’я висвітлюється її адреса, поле введення є порожнім, а кнопки Введення та Скасувати приховані.

Область завдань

Виконання деяких основних операцій в Excel 2003 полегшується завдяки використанню панелей, розташованих в області завдань. Це такі панелі: Приступаючи до роботи, Довідка, Результати пошуку, Колекція кліпів, Довідкові матеріали, Буфер обміну, Створити книгу, Довідка із шаблона, Спільна робоча область, Оновлення документа і Джерело XML. Тут зібрані інструменти, що дозволяють швидко виконати потрібні операції, не пересуваючись вікном Excel у пошуках належних команд і кнопок.

Наприклад, на панелі Створити книгу можна знайти команди для відкриття існуючих робочих книг і створення нових (зокрема, для створення робочих книг на базі існуючих), а також для пошуку різних шаблонів.

За допомогою панелей Приступаючи до роботи та Довідка області завдань можна одержати доступ до служби Microsoft Office Online Assistance на Web-вузлі Microsoft Office Online, де публікуються довідкові матеріали і статті, що регулярно оновлюються.

Щоб користуватися деякими функціями цих панелей, потрібно мати підключення до Internet. Панель Довідка дозволяє також отримати доступ до довідкової системи Excel. На панелі Результати пошуку висвітлюються результати пошуку за ключовими словами, уведеними у поле Введіть запитання.

Панель Довідкові матеріали області завдань надає доступ до різної довідкової інформації і додаткових ресурсів (до електронних словників, тезаурусів і пошукових Web_вузлів) безпосередньо з Excel. Пошук інформації на потрібну тему можна провести в енциклопедіях, у Internet тощо. Це дозволяє швидко знаходити необхідну інформацію і включати її в електронні таблиці. Для того щоб скористатися деякими функціями цієї панелі, потрібно мати підключення до Internet.

Панель Буфер обміну дозволяє переглянути і вставити дані, вирізані чи скопійовані в буфер обміну. За допомогою панелі Джерело XML можна одержати доступ до засобів XML, а за допомогою панелі Спільна робоча область – до спільної робочої області.

Панель Колекція кліпів дозволяє переглянути зображення різних типів і вставити обраний малюнок в документ.

За замовчуванням Область завдань з’являється праворуч у вікні Excel. Однак, користуючись мишею, її можна перемістити у будь-яке місце вікна програми, так само, як і інші панелі Excel.

Відкривши будь-яку панель Області завдань, можна побачити під її назвою три кнопки: Назад, Вперед і Домашня сторінка.

Кнопка Назад дозволяє перейти до попередньої панелі області завдань, з якою ви працювали в поточному сеансі. Клацнувши на кнопці Вперед , ви зможете повернутися назад. А кнопка Домашня сторінка дозволяє відобразити панель за замовчуванням (це панель Приступаючи до роботи).

Робота з вікнами

Як було сказано вище, файли, створені в Excel, іменуються робочими книгами. Книга може включати довільну кількість аркушів, але за замовчуванням вона складається з трьох робочих аркушів. А саме тапер розглянемо вікно робочої книги Excel.

Вікно робочої книги

Вікно робочої книги є основним елементом вікна Excel. Саме тут відображується інформація, з якою працює користувач. Керування вікнами робочих книг здійснюється так само, як і вікнами інших додатків Windows.

Вікно робочої книги може охоплювати весь робочий простір Excel. В цьому випадку назва робочої книги знаходиться в рядку заголовка вікна Excel.

Якщо скористатися кнопкою Відновити вікно, вікно робочої книги можна розгорнути лише частково. У цьому випадку вікно матиме власний рядок заголовка, і його можна буде переміщати уздовж екрана та змінювати розміри. Крім того, існує можливість згорнути вікно книги, тобто перетворити його в маленьке віконце, що складається лише з рядка заголовка. Це робиться за допомогою кнопки мінімізації (кнопки Згорнути вікно). Мінімізоване вікно також можна переміщати уздовж екрана, однак це ніяк не позначиться на його розташуванні після розгортання.

Щоб перемістити вікно, натисніть лівою кнопкою миші на рядку його заголовка і перетягніть його в потрібне місце. Змінити розміри вікна можна, якщо навести вказівник на одну з його меж і, дочекавшись зміни форми вказівника, розтягнути вікно по вертикалі або по горизонталі.

При відкритті декількох робочих книг для кожної з них на панелі завдань Windows XP з’являється відповідна кнопка. Якщо на панелі завдань не вистачає місця, усі кнопки, що позначають робочі книги Excel, групуються в одну кнопку, на якій висвітлюється ім’я програми і кількість об’єднаних книг.

У певний момент часу активним може бути лише одне з відкритих вікон. Рядок заголовка такого вікна буде виділено більш яскравим кольором. Переходити від однієї відкритої робочої книги до іншої можна одним із наведених нижче способів:

- Клацнути на тій кнопці в панелі задач, що відповідає робочій книзі.

- Клацнути мишею в будь-якому місці вікна, якщо його частину видно на екрані.

- Скористатися комбінацією клавіш Ctrl + F6 або Ctrl + Tab.

- Вибрати назву потрібного вікна зі списку меню Вікно.

Для того щоб закрити вікно робочої книги, клацніть мишею на кнопці закриття, розташованій праворуч у рядку заголовка.

Управління вікнами

В Excel можна відкрити декілька документів одночасно. Кожен із них буде розташовано в окремому вікні. При закритті вікна документа закривається лише цей документ. Якщо закрити вікно Excel, закриваються усі відкритті в ньому документи. Програма при цьому уточнить, чи потрібно при цьому, чи потрібно зберегти зміни, щодо кожного з документів окремо. Вікна документів також мають свої кнопки управління для згортання, розгортання та переміщення по екрану але тільки в межах вікна Excel.

Для управління розташування вікон на екранні, використовується меню Вікно. Розглянемо пункти цього меню:

1. Вікно – Нове, створює нове вікно, розташовуючи в ньому порожній документ;

2. Віко – Розташувати управляє положенням вікон із документами на екрані (поруч один з одним, зверху в низ, зліва направо).;

3. Вікно – Сховати приховує віко (видаляє його з екрану);

4. Вікно – Відобразити відображає приховане раніше вікно;

5. Вікно – Порівняти рядом з … допомагає візуально порівняти таблиці.

6. Вікно – Розділити ділить вікно на кілька частин, у кожній з яких можна відобразити фрагменти документа і працювати з ними незалежно. Ця команда дуже зручна з великими таблицями;

7. Вікно – Закріпити області впливає на процес прокручування даних у вікні.

Діалогові вікна

Під час вибору багатьох команд Excel на екрані з’являються діалогові вікна (у меню назви таких команд завершуються три крапками, наприклад , і т.д.). Діалогові вікна потрібні для введення додаткової інформації, яка необхідна програмі для виконання вибраної команди.

Наприклад, якщо вибрати команду Файл – Відкрити, отримаємо діалогове вікно Відкриття документа, де можна вказати назву документа, який слід відкрити.

Якщо ви відкриєте декілька вікон та вирішите розташувати їх на екрані певним чином, вибравши для цього команду Вікно – Розташувати, програма запитає, як саме треба розташувати ці вікна: поруч, зверху донизу, зліва направо чи каскадом. Це треба буде вказати в діалоговому вікні Розташування вікон, що з’явиться.

Для виконання деяких команд може знадобитись більш детальна інформація. Відповідно, діалогові вікна, що з’являтимуться у разі вибору подібних команд, будуть виглядати складніше.

Такі вікна можуть містити декілька вкладок, призначених для введення різних наборів параметрів. Прикладом такого вікна є діалогове вікно Параметри, що з’явиться після виконання команди Сервіс – Параметри.

Зазвичай параметри у діалоговому вікні задають за допомогою миші. Якщо вам зручніше працювати з клавіатурою, можете скористатися зазначеними нижче клавішами та їх комбінаціями: