Microsoft Access. Элементы автоматизации.

Создание форм и отчётов в Microsoft Access, включая использование макросов, позволяет придать приложению, созданному на основе БД, законченный вид: оконный интерфейс, автоматизация действий пользователя, распечатка необходимых документов, полученных на основе хранимых данных.

Формы Microsoft Access используются для поддержки задач:

ü Ввод, редактирование и просмотр информации, находяеся в таблицах,

ü Отображение результатов запроса

ü Организация экранного окна поиска необходимой информации по БД

ü Распечатка данных в организованном виде

ü Сохранение в виде отчёта и др.

Создать форму можно с помощью конструктора и мастера форм. Но перед тем, как создать форму, необходимо определиться с таблицей, для которой она создаётся. Создание и редактирование формы происходит непосредственно в окне конструктора форм.

Главное назначение отчётов - представление данных, находящихся в БД, в удобном виде с целью их последующей распечатки либо использования в качестве визуально-сгруппированной информации.

Этапы:

1. Определение макета отчета: цель, вид отчёта и т.д

2. Сбор данных: что будет источникам данных-табл или отчёт.

3. Создание отчёта, например, с помощью конструктора отчётов. По мере создания отчёт можно просмотреть и потом сохранить.

4. Распечатка отчёта или использование его для других приложений

В Microsoft Access создать отчёт можно с помощью конструктора, мастера отчётов, мастера диаграмм, почтовых наклеек, автоотчёта. Создание и редактирование отчёта происходит непосредственно в окне Отчёт, в котором могут быть выделены области: заголовок отчёта, верхний и нижний колонтитулы, заголовок группы, область данных, примечание группы, примечание отчёта.

Макрос – автоматизированная последовательность команд, направленная на выполнение каких-либо действий. Макросы решают задачи:

ü Запускать вместе запросы, отчеты, формы, таблицы.

ü Открывать окна различных объектов БД

ü Контролировать правильность ввода данных.

ü Перемещать данные

Типы макросов:

ü Линейные - команды расположены последовательно и выполняются по очереди

ü Макросы с условием - отдельные макрокоманда или их наборы выполняются в зависимости от некоторого условия

ü Групповые - объединённые в группы с учётом некоторой логики использования.

Для создания и редактирования макросов в Microsoft Access также предназначено специальное окно для конструирования макросов. Окно конструктора макроса состоит из частей:

1. Меню и панели инструментов, предназначенные для обработки макросов.

2. Панель макрокоманд - два столбца: макрокоманда и примечание.

3. Панель аргументов.

Основные приёмы работы с макросами аналогичны приёмам работы с другими объектами Microsoft Access. После задания макроса его надо запустить.

Создание и использование разнообразных форм, панелей инструментов и меню, а также возможность управления автоматическим запуском Microsoft Access позволяет разработать автоматизированное приложение, скрывающее отдельные объекты Microsoft Access.

Для работы с конкретным меню можно разработать собственный интерфейс, основой которого, как правило, являются формы. На формах располагаются различные элементы: поля таблиц, поля со списком, выключатели и т.д. За кнопками обычно закрепляют вызов функций. Все функции задаются с помощью макросов или программ VBA. БД, имеющую интерфейс пользователя и расширение mde, МОЖНО считать приложением, так как все описания БД, включая программ. коды, интерпретируются системой Microsoft Access при работе пользователя

 

3. Система планирования дел и ведения переписки Microsoft Outlook.

Основная функция Microsoft Outlook в организации электронных коммуникаций. Это позволяет наладить обмен данными между различными людьми, которые подключены к одной сети и заняты совместной деятельностью.

Папка ПОЧТА предназначена для создания, редактирования, управления электронными сообщениями. В этой папке вложены папки Входящие, Исходящие, Отправленные. В Microsoft Outlook можно установить настройку для жёсткого фильтра, то есть нежелательные письма будут перехватываться и безвозвратно удаляться. Папки поиска - виртуальные папки, содержащие представления всех элементов электронной почты, которые удовлетворяют определённым условиям поиска.

Основная форма, с которой приходится сталкиваться при работе в папке почта-это сообщение, которая является элементом, обеспечивающим отправку информации в заданном формате, либо поддержку способа ввода данных для последующей отправки.

Форма Сообщение позволяет с помощью визуальных компонентов подготовить файл электронного сообщения, который хранится, как и другие файлы, в файле личных папок приложения Microsoft Outlook.

В папке календарь существует возможность просмотра сведений для дней, недель, месяцев. Он служит для создания расписаний. С помощью календаря можно быстро переносить встречи и просматривать другие различные даты, можно планировать встречи, события и собрания, создать личный календарь.

Основными формами папки Календарь являются Встреча, Событие, Собрание, Приглашенное событие, Планировщик событий (позволяет запланировать собрание в удобное для всех участников время, включая как очное собрание, так и сетевое - конференцию).

В основу работы планировщика собрания положен анализ данных о занятости конкретных участников и определение наиболее приемлемого времени для встречи.

Папка Контакты - это почтовая адресная книга и хранилище сведений о людях и организациях. К основным формам папки Контакты можно отнести следующие: контакт (отслеживание сведений о пользователей или организации, здесь можно хранить адреса электронной почты, почтовые адреса, номера телефонов, картинки), список рассылки (создание списков контактов или адресов электронной почты), задача (назначение задачи для конкретного контактного лица, которую ему необходимо выполнить).

Папка Заметки служит для хранения различных кратких записей-напоминаний, к которым можно вернуться в любое время.

В папке Дневник сохраняется информация о документах MS Office, с которыми работал пользователь и автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношения к выбранным контактам.