Формирование и ведение фонда документов в сфере технического регулирования

 

5.8.1 Служба стандартизации формирует и ведет фонд документов, применяемых в организации в сфере технического регулирования (далее - фонд), а также обеспечивает его использование заинтересованными структурными подразделениями данной организации.

Примечание - Указанные работы служба стандартизации может осуществлять совместно с технической библиотекой, отделом технической документации или техническим архивом, если соответствующее структурное подразделение создано в организации.

5.8.2 При формировании фонда служба стандартизации ведет учет применяемых в организации стандартов, сводов правил, технических условий, других технических и нормативных документов, а также соблюдаемых в организации технических регламентов и иных нормативных правовых актов в сфере технического регулирования. При этом служба стандартизации обеспечивает хранение контрольных экземпляров документов, входящих в фонд, и предоставление заинтересованным структурным подразделениям необходимого количества экземпляров документов или их копий.

Примечание - При формировании фонда соблюдают авторские права организаций и органов, утвердивших (принявших) документы, которые установлены в соответствующих правилах и других документах этих организаций (органов) и/или защищены знаком охраны авторского права.

5.8.3 Для формирования фонда служба стандартизации организует приобретение необходимых для этого документов через Федеральный информационный фонд технических регламентов и стандартов, территориальные структуры национального органа Российской Федерации по стандартизации и федеральных органов исполнительной власти, а также через организации, уполномоченные этими органами, если иной порядок формирования фонда и/или приобретения документов не установлен на корпоративном уровне. При этом служба стандартизации приобретает только официально публикуемые технические регламенты, национальные стандарты Российской Федерации, действующие в данном качестве межгосударственные стандарты, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, своды правил, а также их копии, признанные официальными публикациями.

Примечание - Положение об опубликовании национальных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации утверждено постановлением Правительства Российской Федерации по данному вопросу [5].

5.8.4 При ведении фонда служба стандартизации проводит следующие работы:

 

а) осуществляет абонентный учет документов фонда (их копий), находящихся в других структурных подразделениях;

 

б) обеспечивает своевременное обновление фонда путем приобретения необходимых для этого документов;

 

в) своевременно и с соблюдением правил, установленных в организации, осуществляет актуализацию документов фонда и копий этих документов, находящихся в других структурных подразделениях, путем внесения принятых (утвержденных) изменений, дополнений и поправок во все учтенные в организации экземпляры документов (их копий);

 

г) осуществляет изъятие отмененных документов (их копий) и замену их на введенные в действие документы (их копии).

 

5.8.5 Служба стандартизации организует оперативное получение и доведение до заинтересованных структурных подразделений информации об утвержденных (принятых) стандартах и изменениях к ним, а также о других документах, поступивших в Федеральный информационный фонд технических регламентов и стандартов. Для получения последней информации служба стандартизации использует информационные ресурсы национального органа по стандартизации или обеспечивает их доступность другим структурным подразделениям организации.