Документація щодо особового складу: види, особливості оформлення

Документи особового складу – цедокументи, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. До цієї групи документів належать: заява, автобіографія, характеристика, особовий листок з обліку кадрів, резюме, пропозиція, трудова книжка, рекомендаційний лист.

Заява – це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті.

Автобіографія – це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії від дня народження до моменту написання. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає. Його ще називають CV («сі-ві», curriculum vital, що на латині означає «шлях життя»). Головне призначення резюме – привернути увагу до себе у той момент, коли його читають уперше.

Характеристика – це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи – працівника (студента). Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. Її видає адміністрація підприємства (організації, установи, закладу освіти) своєму працівникові (студентові, практикантові). Характеристики подаються під час вступу до навчального закладу, оформлення відрядження на роботу за кордон, атестації, представлення до нагороди та в інших випадках.

Особовий листок з обліку кадрів – це документ, в якому стисло подано автобіографічні відомості. Влаштовуючись на роботу, кожен службовець заповнює цей документ.

Трудова книжка – це основний документ, який фіксує трудову діяльність робітників і службовців. Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то цей документ оформляється не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного і спеціального трудового стажу. Точність її заповнення має велике значення. До трудової книжки працівника заносяться відомості про його переміщення, заохочення, звільнення.

 

Кожен документ має свій набір реквізитів. Наприклад, один із найуживаніших документів ‒ заява ‒ має такі реквізити: адресат, адресант, назва виду документа, текст, дата, підпис. Реквізити мають своє визначене місце розташування, що визначено ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр зразок. Вимоги до побудови. (К.: Держстандарт України, 2000. – 8 с.)

Взірець

 

Адресат__________________ _________________________ 1,5 міжрядковий інтервал Адресант_________________ _________________________ 1 відступ

 

 

^{92 мм}

ЗАЯВА

 

_{12,5 мм 1 відступ}

Текст_______________________________________________________________________________________{1,5 міжрядковий інтервал_______________} _______________________________________________________________________________________

_{3 інтервали}

 

Посада Власноручний підпис Ініціал, прізвище

^{125 мм}

 

Розпорядчі документи

Розпорядчими називаються документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, а також оперативне керівництво в навчальному закладі, установі, організації тощо.

Розпорядчими є такі документи: вказівка, наказ, постанова, розпорядження, ухвала.

Вказівка – це розпорядчий документ, що є одночасно і правовим актом, який створюють переважно з питань інформаційно-методичного характеру і для організації виконання правових документів (актів, інструкцій, наказів) вищих органів управління.

Наказ – це правовий акт, що видає керівник установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед установою (підприємством)..Якщо наказ видає вища інстанція, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб.

Постанова – це правовий акт, який приймається вищими і центральними органами колегіального управління для вирішення найважливіших принципових питань та встановлення стабільних норм чи правил поведінки.

Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держ­адміністраціями, виконавчими комітетами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань їх компетенції. Ухвалами також на­зивають спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності, державними установами, громадськими організаціями тощо). Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів-колегії міністерств та відомств, наукових рад тощо.