Текст як форма реалізації мовнопрофесійної діяльності й один з обов’язкових реквізитів. Ознаки, види текстів

Термін текст у сучасному мовознавстві позначає кілька неоднакових мовних явищ: 1) реально висловлене (написане та ін.) речення або сукупність речень; 2) уся сума (сукупність) актів мовлення, створених колективом носіїв цієї мови; 3) текст – водночас і процес вирішення екстралінгвістичних зав­дань мовними засобами, і продукт цього вирішення; 4) текст – це об’єднана смисловим зв’язком послідовність одиниць мовлення: висловлень, абзаців, розділів та ін.

Текст (лінгвістичне визначення) – цілісна семіотична форма лінгвопсихоментальної діяльності мовця, концептуально та структурно інтегрована, що служить прагматичним посередником комунікації й діалогічно вбудована до семіотичного універсуму культур (Селіванова Олена. Сучасна лінгвістика. Термінологічна енциклопедія).

Текст – писемний або усний мовленнєвий масив, що становить лінійну послідовність висловлень, об’єднаний у ближчій перспективі смисловими і формально-граматичними зв’язками, а в загальнокомпозиційному, дискантному плані – спільною тематичною і сюжетною заданістю (Українська мова. Енциклопедія).

Текст – письмовий документ, який складається з послідовної низки єдностей, об’єднаних лексичним, граматичним та логічним зв’язком, і якому властива модальність та ціле установка.

 

Ознаки тексту:

Зв’язність – речення повинні бути пов’язані між собою змістом. Текст має бути обов’язково присвячений певній темі, з якою співвідносяться всі речення тексту;

цілісність,

завершеність,

єдина модальність. Модальність – категорія мови, яка виражає реальні/ірреальні відношення висловлення до дійсності або суб’єктивну кваліфікацію повідомлення мовцем. Будь-яке повідомлення має модальність – ствердження, відмову, прохання тощо. Модальність у межах тексту може змінюватися але не різко;

граматична єдність – єдність часу, числа, особи,

прагматична установка (спрямованість) – кожне висловлювання на щось спрямоване, має мету: інформувати, переконати, довести правильність, доцільність дій тощо.

членованість

Класифікація текстів

Ступінь уніфікації текстів службових документів залежить від міри вияву в них постійної та змінної інформації. Постійна відображає суть управлінської ситуації, загальну тему документа, відому автору й адресату. Змінна інформація конкретизує тему, окреслену постійною частиною документа.

Ррозрізняють такі види текстів: зв'язний (суцільний) текст, трафарет, таблицю, анкету або поєднання цих форм

Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії й використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Формою анкети послуговуються тоді, коли викладається цифрова або словесна інформація про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організа-ційнорозпорядчих документах, у документах з матеріально-технічного постачання і збуту, у фінансових документах тощо.

Анкета — це спосіб просторової організації тексту, в якому постійна інформація викладена у формі переліку питань, які передбачають визначений набір відповідей, наприклад, особовий листок з обліку кадрів, зведенні звіти.

Анкетним методом можна змоделювати накази, доповідні, пояснювальні записки.

 

Таблиця ‒ спосіб просторової організації уніфікованого тексту, який містить інформацію про кілька об'єктів за групою ознак. По горизонталі розміщують найменування показників (постійна інформація), а по вертикалі ‒ конкретні дані (змінна інформація). Узагальнені найменування ознак у таблиці відображають у заголовку та підзаголовках граф, а найменування об'єктів ‒ у заголовку й підзаголовках рядків таблиці, розташованих у бойовику. Найменування ознак слід розміщувати у порядку послідовного розкриття інформаційних характеристик об'єктів. Форма таблиці використовується, якщо викладається цифрова або словесна інформація про кілька об’єктів за низкою ознак.

У табличній формі можуть бути подані такі види документів: штатний розпис, структура штатів, графік відпусток, кадрові накази, а також використовують в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах

 

Трафарет (текст-трафарет, трафаретний текст) — текст, в якому постійну частину виготовляють дру­карським способом або за допомогою ПК, а змінну, що за­лежить від конкретної ситуації, вписують від руки чи вдруковують. Трафаретні тексти з постійними та змінними частинами називаються бланками. Процес створення трафаретних текстів полягає у виділенні для групи однотипних текстів постійних частин, які містять заздалегідь відому інформацію, і пробілів для вписування змінних відомостей (номінацій, дати оформлення, підписання документа тощо). Трафаретними часто бувають договори, службові листи. Наприклад, трафаретний текст у довідці про навчання.

 

 

Вимоги до тексту документа

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст ‒ це головний реквізит службового документа, що розкриває його зміст.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила Інститут просить Ректорат клопоче....

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що Нагадуємо Вам, що Підтверджуємо з вдячністю У порядку надання матеріальної допомоги У порядку обміну досвідом У зв'язку з вказівкою Відповідно до попередньої домовленості Відповідно до Вашого прохання....

Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи Беручи до уваги Розглянувши Вважаючи....

Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки ‒ після опорного слова, вставні слова ‒ на початку речення).

Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції-Вами ще не висловлені пропозиції....

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує....

Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників....

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую Пропоную....

Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний, високоповажний....

 

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюють один від одного через 1,5 ‒ 3 міжрядкових інтервали.

3. Назву виду документа друкують великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) ‒ 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяють продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставлять.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра ‒ для абзаців у тексті;

92 міліметри ‒ для реквізиту «Адресат»;

104 міліметри ‒ для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

125 міліметрів ‒ для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

7. Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ.

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф ‒ від межі лівого поля; другий ‒ через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них ‒ через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують.

11. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.