ЗМ З, Системи документування та їх еволюція

Коло питань: Основні поняття. Кодування інформації. Основні форми документування. Розвиток способів докумен­тування. Розвиток засобів документування.

Основні поняття

 

Документування — це процес створення документа.

Правила документування встановлюються нормативни­ми актами. Приміром, ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» подає виз­начення документування управлінської інформації як «створювання службових документів, змістом яких є уп­равлінська інформація» [2].

До документування відносяться дії, пов'язані з форму­ванням документа як спеціального системного триєдинства:

змістового (соціальна інформація)

знакового (семіотична інформація)

_________________________________________

матеріально-конструктивного (технологічного)

З метою забезпечення такої єдності розробляються ти­пові структури та методики процесу документостворення.

Ураховуючи специфіку змістового, знакового та ма­теріально-конструкторського аспектів документа, розроб­ляються сучасні класифікації систем документування, до яких можна віднести наступні:

— системи графічного запису;

 

— системи механічного запису;

— фотографічні;

— електромагнітні;

— оптичні;

— магнітооптичні;

— електростатичні;

— електронні.

Інформація на носії фіксується за допомогою певної «кодової» системи, що реалізується у формі різноманітних зшаків-символів. Існує особлива наука — семіотика (від грец. semion — знак, ознака), що займається вивченням природи, видів і функцій знакових систем та знакової діяльності людини.

Знак — це матеріальний об'єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого ма­теріального або ідеального об'єкта, предмета [42]. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких буде зафіксовано, передано й збережено інформацію. Тільки належним чином створена документна інформація набуває визначеної форми.

Аналізуючи будь-який документ за будь-якою кла­сифікацією, повинні враховуватись спосіб, засіб й форма його створення.

Процес документування за таких умов може бути пред­ставлений в такій формі (схема 1.1):

Документування: код (знак- + спосіб + засіб ■* форма
________________ | символ) І________ | І________ | _______

Схема 1.1 Складові процесу документування

Отже, разом взяті спосіб, засіб та форма визначають ха­рактер тієї чи іншої системи документування.

Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу ство­рювати рукописний, ідеографічний та ізографічний доку­мент; використання комп'ютерної техніки дозволяє ство­рювати електронні документи тощо.

Детальний аналіз способів, засобів та форм документу­вання подано далі.

Кодування інформації

У процесі документування відбувається перетворення соціальної інформації з однієї знакової форми в іншу, тоб­то кодування інформації, без якого неможлива реалізація основної функції документа — закріплення та передачі інформації в просторі та часі.

Кодування інформації — це вироблена система правил фіксування інформації. Основні риси, притаманні системі кодування інформації, подано на схемі 1.2.

Схема 1.2 Основні риси, притаманні системі кодування інформації

Закодована інформація передається за допомогою знаків, адже обмін інформацією в соціальній комунікації відбувається саме в знаковій формі.

Знаки можуть бути подані у вигляді літер, отворів, кра­пок і тире, ліній, цифр тощо. Від форми знаків та способів їх нанесення залежить рівень сприйняття інформації, спосіб використання документа, компактність та термін збереження.

Основні знакові методи фіксації інформації на той чи інший носій показано на схемі 1.3.

Схема 1.3 Знакові методи фіксації інформації

Одні із знаків подібні зображеному та створюються за допомогою більш-менш чіткого копіювання реальних об'єктів або явищ — іконічні немовленнєві знаки (малюн­ки, фотографії, кінофільми, відеофільми).

Інші несуть цільовий характер і не схожі на відтворюва­ний предмет або явище. Вони, на відміну від іконічного знаку, не схожості з тим предметом або явищем, яке по­значають. Для того, щоб зрозуміти (розшифрувати) інфор­мацію, людина повинна заздалегідь вивчити значення знаку-символу. До документів, що використовують мов­леннєві знаки — умовні позначення, відносяться вербальні (словесні) документи (книги, брошури, журнали, газети тощо) та ідеографічні документи (географічні карти, ноти, креслення).

ЗМ 8. Матеріальна та інформаційна складові

Документа

Коло питань: Матеріальна складова документа. Інфор­маційна складова документа. Носії інформації. Інфор­маційний рівень документа.

Для розуміння сутності документа розглянемо його ма­теріальну та інформаційну складові.