Перелік питань, що вивчаються.

 

1. Створення запитів

2. Запит на вибірку

3. Запит з параметром (параметричний запит)

4. Поля в запитах, що обчислюються

5. Створення звіту

6. Зміна розмірів звіту і його розділів

7. Створення звіту за допомогою Майстра звітів

8. Додавання виражень, що обчислюються, у форми і звіти

Створення запитів

Одним із найпотужніших засобів сучасних систем управління базами даних є запити (Query), які дозволяють користувачам "ставити запитання" базам даних. Результати запиту можуть бути надруковані чи виведені на екран. За допомогою запиту можна також виконати деякі дії з даними таблиці (таблиць) та узагальнити ці дані.

Запити можуть використовуватися як джерела інформації для форм та звітів. У цих випадках в запиті використовуються дані з кількох таблиць. Access виконує запит кожного разу, коли відкривається форма або звіт, тому інформація, що відображена на екрані, завжди "свіжа".

При виконанні в Access звичайного запиту (запиту на вибірку, який просто вибирає потрібні дані), результати відображаються у формі динамічного набору, який має такий самий вигляд, як і таблиця, але фактично є динамічним набором записів, базованих на структурі запиту. Записів у динамічному наборі фактично не існує, тому коли цей набір закривається, записи зникають (дані, на яких базований набір, звичайно, залишаються в початкових таблицях). Запит можна зберегти, але при цьому одержані при його виконанні дані не зберігаються. При збереженні запитів зберігається тільки їх структура. Динамічний набір в Access містить живі дані, а не статичну копію даних первинних таблиць. Тому при модифікації даних у записах динамічного набору запиту модифікуються і записи в первинних таблицях. Дані в динамічному наборі можна змінювати так, як і в таблиці: пересувати і ховати стовпці, змінювати висоту рядків і ширину стовпців.

Створити запити в Access можна вручну або за допомогою майстра запитів. Майстер запитів Access містить спеціальні інструменти, які використовуються для розв'язку досить складних задач (наприклад, для пошуку записів, які повторюються, або перегляду даних запита). Але для виконання простих щоденних операцій, які вимагають простих запитів, можна відкрити запит, додати поле, вставити умову, виконати запит. Щоб створити запт вручну, треба виконати:

 

1. У вікні БД відкрити вкладку Запросы.

2. Натиснути кнопку Создать. З'явиться діалогове вікно Новый запрос (мал. 1).

Мал. 1.

 

У цьому діалоговому вікні вибрати пункт Конструктор і натиснути ОК. Після цього відкриється вікно конструктора запиту з діалоговим вікном Добавление таблицы (мал. 2).

Мал. 2.

 

Вікно конструктора запиту призначене для створення нового запиту. В ньому можна додавати таблиці, що використовуються в запиті, вибрати з таблиць окремі поля, визначити умови, яким мають задовольняти відібрані записи, вибрати порядок сортування, сховати поле таблиці і т.ін. Створивши запит, його можна виконати, зберегти і надрукувати результати виконання. Відкривши вікно запиту, можна приступити до розробки нового запиту; її треба розпочати з додавання таблиць, з яких вибираються дані. Для цього необхідно в діалоговому вікні Добавление таблицы вибрати ту таблицю, або таблиці, які мають використовуватися в запиті. Кількість таблиць, що використовуються в запиті, необмежена. Крім таблиць, в запиті можуть використовуватися інші запити. При створенні запитів із декількома таблицями треба призначити загальне поле, яке зв'язує таблиці, пересуванням його з вікна однієї таблиці у вікно іншої. Запити, що використовують декілька таблиць, називають реляційними. Відкрити діалогове вікно Добавление таблицы можна, натиснувши на кнопці Добавить таблицу панелі інструментів або вибравши команду Запрос/Добавить таблицу. Додавши таблицю (таблиці) і/або запит (запити), закрити діалогове вікно Добавление таблицы.

Вікно конструктора запиту розділене на дві частини. У верхній частині містяться вікна таблиць і запитів, які використовуються в запиті, що створюється, а в нижній - бланк запиту QBE, в якому задаються поля, що включаються, умови відбору і порядок сортування (якщо він необхідний).

Після визначення джерела даних для запиту, в стовпці рядка Поле бланка запиту додаються необхідні поля. Додавати поле можна декількома способами (мал. 3):

 

Мал. 3.

 

- щоб додати одне поле, можна перемістити його мишею з вікна таблиці в рядок Поле або двічі натиснути на полі у вікні таблиці. Поле пересунеться в наступний вільний стовпець запиту;

- щоб додати декілька полів, вибрати поля, використовуючи клавіші Shift або Ctrl, і пересунути їх мишею в бланк запиту (Shift - суміжні поля, Ctrl - несуміжні поля);

- щоб додати всі поля, треба пересунути мишею зірочку, що розміщена зверху вікна таблиці.

Якщо для переміщення всіх полів використовується зірочка, то для них не можна задати умови. Якщо необхідно визначити умови, треба пересунути поля по одному в кожний стовпчик.

Після того, як всі необхідні поля переміщені в запит, треба визначити умови, за якими при виконанні запиту будуть вибиратися дані. Можна задати декілька умов, ввівши їх у стовпчики або об'єднавши умови за допомогою логічного оператора OR (або) чи AND (і). Щоб ввести умову, треба натиснути в будь-якому місці рядка Условие отбора і ввести вираз (можна вводити довгі вирази). Щоб проглянути вираз, треба натиснути комбінацію клавіш Shift+F2 і проглянути його в діалоговому вікні Область ввода.

Результати запиту можна сортувати за одним або декількома полями. За умовчанням дані відображаються в порядку, встановленому для ключового поля першої вибраної таблиці. Якщо ключового поля немає, дані відображаються в порядку відбору записів. Щоб задати порядок сортування даних, треба натиснути в рядку Сортировка, відкрити список і вибрати По возрастанию або По убыванию. Текстові дані сортуються за зростанням від А до Я, а числові - від 0 до 9. За спаданням дані сортуються в зворотному порядку: текстові від Я до А, а числові - від 9 до 0.

Порядок сортування за декількома полями визначає пріоритет полів. Крайнє зліва поле з увімкненим сортуванням має найвищий пріоритет, а крайнє справа - найнижчий.

Зауважимо, що при збереженні запиту з полями, які сортуються, ці поля пересуваються в крайнє зліва поле у вікніконструктора запиту. При перегляді динамічного набору поля повертаються на свої попередні місця.

У результатах запитів можна приховати непотрібні поля. Для цього треба зняти прапорець Вывод на экран у стовпці відповідного поля. При додаванні полів у бланк запиту цей режим встановлюється автоматично.

Після створення запиту і встановлення всіх його параметрів запит можна виконати. Для цього треба натиснути на кнопку Запуск панелі інструментів або використати команду Запрос/Запуск. Запит відбирає дані і відображає результати в динамічному наборі. Для запуску запиту на виконання можна використати команду Режим таблицы з меню Вид або кнопку Режим таблицы панелі інструментів.

Запити можна зберігати так, як і інші об'єкти Access. Коли вікно перегляду результатів запиту активне, треба вибрати команду Файл/Сохранить або натиснути на кнопку Сохранить панелі інструментів. Якщо запит зберігається вперше, з'являється діалогове вікно, в якому треба вказати ім'я запиту. Для друкування результатів запиту треба виконати запит на відображення динамічного набору, потім виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать панелі інструментів. У діалоговому вікні Печать, яке з'явиться, треба встановити необхідні параметри і натиснути ОК.

Цей метод дозволяє одержати простий звіт у табличній формі. Якщо потрібна більш приваблива форма, то треба зберегти запит і створити звіт, який базується на даному запиті. Надрукувати результати запиту можна також і з вікна бази даних, вибравши запит і натиснувши на кнопці Печать панелі інструментів, або виконавши команду Файл/Печать.

До цього часу ми розглядали запити, в яких вказувались лише поля, що входять у запит, і порядок сортування. Але на практиці робити такі запити доводиться дуже рідко. Для отримання необхідних специфічних даних задаються умови, яким мають відповідати дані, що вибираються. Можна використовувати багато умов для роботи з текстом, числовими величинами, датами і комбінаціями типів даних.Access допускає використання різних способів введення текстових виразів. Можна вводити текст у лапках або без них, ставити знаки рівності перед текстом або опускати їх (коли курсор виходить за межі поля, що містить текстовий вираз, Access автоматично бере текст в лапки). Тобто можна вводити будь-який з таких виразів: Київ, «Київ», = Київ, = «Київ».

Разом з текстовими умовами можна використовувати оператор Like і символ «*», який означає довільну послідовність символів.

Для полів, що містять числові або грошові значення, у виразах можна використовувати математичні операції. Так, вирази = 20.00 і between 5 and 12 є типовими числовими умовами.

Для полів, які містять дати, також використовуються математичні операції у виразах умов. Дати вводяться у будь-якому з таких форматів: июн 23 98, # 23/6/98#, 23-июн-98. Брати дати в символи # не обов'язково (якщо вони відсутні, то Access додасть їх автоматично). В умовах для дат можна використовувати функцію Date () для відбору записів, що містять поточну дату. Можна використовувати також вираз з between, наприклад,» between 24/8/91 and date ()».

Для вибору підмножини даних, що задовольняють декільком умовам, у відповідні поля бланка запиту треба внести умови у відповідному форматі. Такі запити використовують логічні операції AND (І), тому що для вибору запису мають одночасно задовольнятися перша і (and) друга умова.

У багатьох випадках за допомогою запиту з таблиці треба вибрати записи, які задовольняють хоча б одну з набору умов. Такі запити використовують логічну операцію OR (або) тому, що для вибору записи мають задовольняти ту або (or) іншу умову. Для введення декількох умов, об'єднаних операцією або, можна використовувати довільну кількість додаткових рядків під рядком «Условие отбора» бланка запиту.

Для отримання потрібних результатів в одному й тому ж запиті можна використати комбінацію логічних операцій і й або. Це дозволяє створювати складні запити. Послідовність полів у стовпцях динамічного набору можна змінювати так, як і в таблицях даних. Із бланка запиту можна вилучити будь-яке поле. Для цього треба виділити поле (або поля), які треба вилучити, і натиснути клавішу DELETE.

Для вставки поля (або полів) в бланк запиту треба виділити його (їх) у вікні таблиць в верхній частині вікна запиту і пересунути мишею в потрібний стовпчик бланка запиту. Якщо поле вставляється в зайнятий стовпець, то цей стовпець і всі інші, розміщені справа від нього, зсунеться на одну позицію вправо, звільняючи місце для поля, яке вставляється.

Access використовує мову бази даних SQL (Structured Query Language - структурована мова запитів) для створення запитів. Незважаючи на те, що запит розробляється візуально у вікні конструктора запиту, при збереженні запиту Access транслює цей візуальний проект в оператор SQL, який і виконується при запуску запиту. Оператор SQL, який відповідає даному запиту, можна побачити у вікні конструктора запиту, якщо вибрати команду Вид/Режим SQL.

MS Access дозволяє виконувати наступні типи запитів: QBE-запити (QBE — Query By Example — Запити за зразком):

• запит на вибірку;

• перехресний запит;

• запит на створення таблиці;

• запит на відновлення;

• запит на додавання записів;

• запит на видалення записів.

Кожний з цих типів вказується в меню Запит після виводу на екран вікна Запрос у режимі Конструктора. У деяких випадках MS Access виводить на екран діалогове вікно безпосередньо перед початком запиту, в інших же — змінює список полів бланка запиту так, щоб можна було задати необхідні дії. Після збереження запиту MS Access використовує спеціальні позначення у вікні бази даних, що показують тип запиту.

Запит на вибірку

Запит на вибірку є самим розповсюдженим типом запиту. Даний запит визначає, які записи чи поля з однієї чи декількох таблиць будуть відображені при його виконанні.

Для вибору записів, що задовольняють визначеним критеріям:

1. У рядку «Поле» клацніть у правій частині клітки на стрільці, що указує вниз, і виберіть ім'я полю, по якому буде здійснюватися запит. Якщо запит здійснюється по полях з різних таблиць, то спочатку клацніть у рядку«Таблиця» і вкажіть потрібну таблицю, що дозволить обмежити список полів у рядку «Поле». Якщо запит буде здійснюватися по декількох полях, відобразите їхні імена у вільних клітках рядка «Поле».

2. Простежте, щоб у рядку «Вывод на экран» прапорець відображався б галочкою.

3. У рядку «Условие отбора» введіть критерії вибору. (Для завдання діапазону значень у вікні Конструктора запитів можуть бути використані оператори: > (більше), >= (не менш), < (менше), <= (не більш) і Between (Вираження1),and (Вираження2) як з текстовими і числовими полями, так і з полями дат). Для введення умови вибірки можна використовувати вікно Построитель выражений (кнопка Построить панелі інструментів чи відповідна кнопка контекстного меню).

Якщо це потрібно, збережіть запит для наступного використання.

Для виконання запиту натисніть кнопку зі знаком оклику Запуск панелі інструментів чи скористайтеся командою Запрос,Запуск.