Изменение проекта базы данных

Удаление таблиц

Для того, чтобы удалить таблицу, ее необходимо выделить в окне базы данных и нажать клавишу Del. Если для удаляемой таблицы определены связи, Access откроет дополнительное окно с сообщением, что необходимо также удалить все связи таблицы. После нажатия на кнопку Да Access удалит все связи и саму таблицу.

Переименование таблиц

Чтобы переименовать таблицу, ее необходимо выделить в окне базы данных и выполнить команды Правка ® Переименовать. Внести новое имя таблицы и нажать клавишу Enter.

Переименование полей

Чтобы переименовать поле, необходимо открыть таблицу базы данных в режиме конструктора, мышью щелкнуть на имени соответствующего поля, выделив его, и набрать новое имя.

Вставка полей

Чтобы вставить новое поле, необходимо открыть таблицу в режиме конструктора. Выделить строку, перед которой нужно вставить поле и выполнить команды Вставка® Строки.

Копирование полей

Необходимо открыть таблицу базы данных в режиме конструктора, выделить копируемое поле и выбрать команды Правка ® Копировать. Установить курсор на новую строку и выполнить команды Правка ® Вставить.

Удаление полей

Открыть окно таблицы базы данных в режиме конструктора и выделить удаляемое поле. После этого нажать клавишу Del.

Перемещение полей

Открыть окно таблицы базы данных в режиме конструктора и выделить перемещаемое поле, затем перетащить его мышью в нужное место.

Просмотр данных

Самый простой способ просмотра базы данных - это открыть ее в режиме таблицы. Для того, чтобы просмотреть данные одной из таблиц, необходимо выполнить следующее:

- открыть базу данных;

- установить указатель на имени нужной таблицы и дважды щелкнуть кнопкой мыши. Используя горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, можно выводить в окне все поля и записи таблицы. Для перехода к первой, последней, предыдущей или новой записи можно использовать команду Правка ® Перейти. Чтобы запись стала текущей, достаточно щелкнуть в любом месте этой записи.

Для перемещения по таблице вместо мыши иногда удобнее использовать клавиатуру, особенно при вводе данных.

В базе данных Access можно одновременно просматривать данные вложенных таблиц на нескольких уровнях. Такие вложенные таблицы называются подтаблицами. Access автоматически создает подтаблицу в таблице, имеющую отношение типа «один-к-одному» или « один-ко-многим, если в схеме базы данных между ними определена связь. При просмотре таблицы, отображается столбец со значками плюс в каждой записи. Нужно щелкнуть на значке (+) в записи этой таблицы, чтобы отобразились связанные с этой записью записи подчиненной таблицы. Открыть или закрыть все подчиненные записи можно командами Формат ® Подтаблица ® Развернуть все или Свернуть все.

Изменение макета таблицы

Можно менять представление таблицы на экране: изменять высоту строк или ширину столбцов, переставлять или убирать с экрана столбцы, применять другой шрифт и т.д.

Изменение высоты строк или ширины столбцов. Быстрее всего установить нужную ширину любого столбца можно следующим образом: установить указатель мыши на его правую границу в области заголовков столбцов (при этом указатель примет вид двунаправленной горизонтальной стрелки) и перетащить его границу. Совершенно также можно установить высоту строк.

Изменение порядка расположения столбцов. По умолчанию порядок следования полей в таблице такой, как при описании полей во время ее создания. Чтобы переместить столбец, нужно его выделить и мышью перетащить в другое место таблицы.

Скрытие столбцов. По умолчанию Access выводит на экран все столбцы. Если необходимо на экран или печать выводить только определенные столбцы, часть из них можно скрыть. Для скрытия столбцов или вывода скрытых столбцов на экран их нужно выделить и выбрать команду Формат ® Скрыть столбцы или Формат ® Показать столбцы.

Закрепление столбцов. Иногда во время просмотра данных необходимо один из столбцов все время держать на экране при прокрутке остальных влево или вправо. Чтобы закрепить один или несколько столбцов, их нужно выделить и выбрать команду Формат ® Закрепить столбцы. Access передвинет выделенные столбцы в левый конец экрана и зафиксирует в этом положении. Чтобы снять закрепление столбцов, нужно выбрать команду Формат ® Освободить все столбцы.

Вывод сетки. В режиме таблицы между строками и столбцами обычно отображается линия сетки. Она выводится и при печати таблицы. Изменить внешний вид ячеек таблицы можно с помощью команды Формат ® Ячейки. В окне диалога Вид сетки можно скрыть горизонтальные или вертикальные линии сетки, изменить цвет линий и др.

Выбор шрифта. Выбрать необходимый шрифт можно командой Формат ® Шрифт.

Сохранение макета таблицы. После форматирования таблицы в соответствии со своими потребностями необходимо сохранить изменения в макете командой Файл ® Сохранить макет.

Маркеры записи. В самой левой позиции каждой строки появляются некоторые символы - маркеры записи. Приведем их назначение:

Указывает, что данная запись является текущей.

Отмечает пустую строку в конце таблицы.

Показывает, что внесены изменения в одно или несколько полей.

Добавление новой записи. Если в таблице имеются данные, то пустая строка находится сразу за последней записью. Чтобы перейти к пустой строке нужно выбрать команду Правка ® Перейти ® Новая запись.

Выделение и изменение данных. Данные в таблице можно легко редактировать. Перед изменением данные нужно выделить (дважды щелкнув по слову в ячейке) и внести изменения.

Замена данных. Если нужно сделать одну и ту же замену данных в нескольких записях, нужно выделить ячейку в столбце, в котором нужно изменить значения и выбрать команду Правка ® Заменить. В появившемся окне в поле Образец ввести имя поля, которое изменяется, а в поле Заменить на новое имя поля и нажать кнопку Заменить все.

Копирование (перемещение) и вставка данных. Чтобы скопировать (переместить) данные, нужно выделить нужную ячейку и поместить ее содержимое в буфер Правка ® Копировать (Вырезать). Чтобы вставить содержимое буфера обмена, нужно выделить заменяемые данные и выбрать команду Правка ® Вставить.

Удаление строк. Чтобы удалить одну или несколько строк, нужно их выделить и нажать клавишу Del.